律师对于企业完善公章管理的建议

实务中企业经常会遇到因为企业印章使用管理混乱而产生的各类纠纷诉讼，企业印章作为企业身份和权力的证明，系企业经营管理活动中使用职权的重要凭证和工具，它的使用管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存。本文结合最高人民法院判例及最高人民法院公报案例总结涉及企业印章案件的裁判要旨和法律建议。

案例一：长城公司据以主债权的证据主要是借款合同、借据以及催收逾期贷款通知书等。一般而言，借款凭证系商业银行证明已经向借款人发放贷款的有效凭证，债务人在其上加盖公章、法定代表人名章及财务用章，发放借款的时间、数额及已经偿还事项进行确认，因此借款凭证可以作为贷款实际发放的证据。

裁判要旨:借款凭证系商业银行证明已经向借款人发放贷款的有效凭证，债务人其加盖公法定代表人名章及财务用章，对借款的时间、数额及已经偿还事项进行确认，因此，借款凭证可以作为贷款实际发放的证据。

律师建议：建立公章的日常保管制度以及使用登记制度。明确印章使用时间、用途，企业申请盖章人员应当在文本中写明用印事项、时间并签字登记，登记文本应有页码且为连续，保管人员按先后时间归档并妥善保管，必要时将登记文档向主管科备案。

案例二：投保人通过保险公司设立的营销部门购买机动车第三人责任险营销部人员侵吞保费，将自己伪造、内容分和形式与真保单一致的假保单填写后，加盖伪造的保险公司业务章、通过营销部的销售人员在该销售部销售并交付投保人。作为不知情的善意投保人有理由相信其购买的保险是真实的，保单的内容也不违反相关法律的规定，营销部的行为在民法上应当视为保险公司根据合同依法应当承担民事责任。

裁判要旨:法人或者其他组织的负责人持加盖伪造的公司业务专用章的虚假合同与第三善意人签订合同的行为，不影响合同依法成立。

律师建议：建立统一的印章使用台账，印章使用审批建议采用以下两种方法：方案一：可以采用在线审批的方式，企业使用在线第三方软件，在线填写用章时间、事由、用章人及所需要的材料（拍照上传）。申请人提交后，由公司直属部门领导、行政人员、总经理审批后，方可用章。方案二：使用电子印章。电子印章本质上是数据，也是电子签名的一种表现形式，使用电子印章可以在一定程度上减少公司印章被伪造的概率，但同时应当加强对电子印章的管理。

案例三：在农民日报诉潍坊新艺术学校财产损害赔偿纠纷抗诉案中最高院依照《最高人民法院关于审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款，规范行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同以签订经济合同的方式进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的的经济损失，依法应当承担赔偿责任。

裁判要旨:单位未尽到管理义务，导致行为人擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同以签订经济合同的方法进行犯罪的。对受害人造成损失的，单位应当承担赔偿责任。

律师建议:禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章，如因特殊情况需要开具时，应经领导审批同意，使用人在空白合同上、复印件上作出签收说明，并在填写内容之后至使用之前复印或拍照，交存公章管理部门归档。同时对加盖企业公章的介绍信、授权书统一编号，以备存查。