合同审核是法务部针对已有的合同文本及相关资料,对其进行检查和分析,站在己方立场,就合同中存在的法律问题及其他问题,提出修改、增删、调整等意见的专业活动。合同审核的工作基础跟合同起草的工作基础是一致的,都是对商业交易用合同形式进行固定。但绝大多数合同事项都是已经发生且重复发生的商业交易,合同参考文本也随处可见。所以,对于法务部来说,大部分的时间是用在合同审核上,而非合同起草。
合同审核的流程在不同的企业是不同的。从企业运行过程来看,一般可包括如下几个环节:①经办人起草合同;②经办部门负责人审核合同;③执行部门审核合同;④财务部门审核合同;⑤法务部审核合同;⑥公司领导审核等。各部门分别从本专业角度出具明确、具体的意见,再由法务部门从合同整体角度把关,提出综合性意见和建议,而不仅仅是局限于法律专业意见。最后,由公司决策人决定是否采纳各部门和法务部门的意见和建议。
在一个完整的合同审核流程中,各部门的各自审核部分的分工与协作特别重要。合同是记载交易的书面载体,本身是完整的。如果非要有所区分的话,可分为商务条款、技术条款和法律条款等三类。但事实上,观察实际合同中这三类条款,其实并没有严格的界限。这有时会导致各部门与法务部的“扯皮”现象。业务部门会认为合同所有条款都是法律条款,都应由法务部门审核;法务部门认为合同当中的技术问题、财务问题最好由相关部门出具意见。比较有效的做法是,坚持专业分工的原则,由技术、商务人员负责技术、商务条款的基础审核,由法务人员负责法律条款的审核;最后由法务总监或法务部合同负责人从企业整体风险控制的角度对合同进行复核。复核时,同时注意合同的合法性、严谨性和适用性。复核完毕,交由公司最高主管领导进行决策。
合同可从形式和实质两方面进行审核。
形式审核,是指依据企业的管理流程,对合同资料、文本表述、逻辑结构等方面进行审核,该项审核一般不涉及法律专业问题。形式审核的依据是公司事先公布的规章制度与管理流程,如合同管理办法、合同审批流程、采购管理办法等。形式审核的要点包括审核报送合同资料的完整性、背景内容介绍、合同文本的来源、合同文本的结构、合同行文格式的规范性、合同用语和文字是否有明显的错误等。如果合同从形式上就不符合公司规定,也不符合基本的合同规范,法务部门可将该合同退回承办部门要求重新报送。
实质审核,是指依据法律规定和企业制度,对合同内容的合法性、合规性、合商业交易目的性等方面进行审核并提出修改意见或进行风险提示。实质审核的目的是保证合同合法、合规、合商业目的,并符合合同的内在质量要求,以控制合同事项风险。关于合同的内在质量要求标准,有专家认为应包括:主体资格合格、约定内容合法、合同条款实用、权利义务明确、交易需求满足等方面。
综合以上说法,合同实质审核的要点包括合同主体审核、合同内容审核、合同条款审核等。对于合同条款审核,应从条款是否完备、明确、严谨以及条款表述的内容能满足合同方的要求等关键点进行仔细阅读与分析,然后进行针对性的修改或提示意见及建议。
合同修改或意见提示是合同审核的最后一步,是合同审核成果的体现。修改的原则是使合同能适应合同所述交易,忠于合同起草时的本来商业目的。因此,合同修改意见应当合理、谨慎,切勿越位、擅断。实际工作中,合同修改其实质也是落实合同审核要点的过程。
因此,合同形式修改的着手点包括:合同结构的合理、合同条款的完整、合同表述的精准、合同版面的美观。合同实质修改的着手点包括:力争主体合格、确保内容合法、增加实用约定、明确权利义务、满足交易要求。