用人单位人事资料应妥善保管

用人单位人事资料应妥善保管

  用人单位要妥善保管好与劳动者订立的书面劳动合同等人事资料，最好是要设立专人管理，必要时可以加设保密设备，实行取用严格登记制度，避免因未能妥善保管而遗失劳动合同或者是劳动者利用职务之便窃取劳动合同。因劳动者在劳动关系中处于相对弱势地位，故用人单位在诉讼中负有较高的举证责任，可能劳动者会有意利用这种“特殊举证规定”，而采取违法手段来牟取不正当利益。

   此外，用人单位与劳动者建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。订立劳动合同，应当遵循诚实信用，因此，劳动者应到正规人才市场或用人单位求职，且在应聘时应当提供真实的身份证件、学历、资格证书。如果劳动者提供伪造的身份证件及虚假的学历、资格证书与用人单位建立劳动关系，无疑是存在欺诈行为，可能会导致所订立的劳动合同无效。

   而用人单位与劳动者订立书面劳动合同，不一定要采用人力资源部门编印的格式劳动合同，可自行拟就劳动合同。根据《中华人民共和国劳动合同法》第十七条的规定，自行拟就劳动合同应当具备以下条款：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四）工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动报酬；（七）社会保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

   除上述条款外，双方还可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。用人单位不能简单地以入职人员登记表等人事登记资料作为劳动合同，除非人事登记资料已经具备了上述劳动合同的必备条款，否则不能认定已经与劳动者签订书面劳动合同。