合同起草中的标准化方向（随笔）

执业这几年，起草了数百份各式各样的合同，总觉着有所欠缺。于是，把在实践过程中遇到的一些感悟进行记录，希望能够给自己留一个基本的研究脉络。

   关于合同的标准化，根据过往经验，是一件非常重要的东西，它直接决定了合同起草的效率。

   在标准化的范本基础上，你可能只需要花费差一个小时就可以作出一个相对完整且表述规范的初稿文本。但是，同样的文本，若你尝试重新起草的方式，不花费一天的时间是不可能完成的。

   在上海这个寸土寸金的地方，时间是可以直接用钱来衡量的。一个按照最低工资缴纳社保的员工，其社保为2000元/月，基本工资为3000元。按照一个月27.5天，每天的成本至少为181元。按照这一逻辑，如果不使用标准文本，让员工找寻范本，根本是在浪费金钱。

并且对一些紧急的项目而言，一天几乎意味着客户的耐心极限。

   这里还不考虑员工的知识水平，员工的文化程度以及合同本身的风险性。所以，标准合同的设计非常重要。

因此，起草合同，首先需要建立自己的标准文本体系。

   另一个，是标准化对企业形象的重要性。

大家稍微留意便可以发现，在通常的广告牌上，所使用的字体一般不是黑体或者宋体。因为专业的字体，例如简菱体，就能够带来专业的感觉。换句话讲，一些细小且不留意的内容直接影响企业的专业形象。

并且，仔细观察不少企业，特别是文创类企业的合同。多数都带有自身的LOGO，见过最夸张的，直接在加盟合同正文中，以LOGO替代“本公司”这三个字。

   合同是客户和合作伙伴认识公司的窗口。合同的设计以及外观的精致程度，能够有效帮助建立交易信任，直接赋予品牌不同的差异化价值，能够增强品牌的辨识度，提升品牌形象。

所以，做好合同标准化，对企业形象很重要。

另外一个，是标准化合同带来了管理效率提升和协同效应增加的价值。

在工作中，稍不留意文件堆放，就可能在未来的工作中，反复花费大量时间搜索寻找。

而且，不同的人在不同语境，容易产生误解。因此，工作效率会极其低下。

但是文件名及文件号的统一会让搜索的效率会迅速提升，响应速度也会迅速提升。这种效率的提升，可以帮助节约成本。

综合而言，建立标准化的体系非常重要。

那么，既然标准化如此重要，那应当如何进行合同标准化的建设？

一般来说，分为三个层面。

第一个层面是视觉层面，需要对合同的排版、LOGO安放以及文件装饰、字体、字号、行间距、段落间距进行统一。确保文件美观大方，具备品牌辨识度。

第二个层面是进行文件管理的标准化。期间可以借鉴ISO-9000的标准文本编写进行标准化建设。同时确认标准化的责任部门，确认合同标准文本体系的《工作规程》。从而实现标准文本的体系化。

还有就是合同的汇编标准化，确保所有合同都在一个文件夹下面。确保文件体系的结构完整，有助于新来员工的上手，也可以避免老员工在应用合同范本过程中张冠李戴。

第三个层面，就是文本本身的标准化。这个是笔者的强项。可以进行标准化的常见内容有——合同页头，合同页尾，合同必备条款。统一的页头页尾有助于确定合同的主体，帮助企业规避合同成立与否的风险。

而常见的必备条款，包括“各方权利义务”、“合同的通知与送达”、“不可抗力”、“合同的解除”、“违约责任中的责任范围、律师费、诉讼费条款、迟延履行条款”、“保密条款”、“竞业限制”、“管辖及争议解决条款”、“其他”等等。

上述条款的标准化，可以帮助企业减少语言组织成本，还有助于企业在遭遇诉讼的时候，能够节省举证成本。

文本的标准化还有标题的标准化。对常见类型的合同，一定要建立科学的标准文本标题体系。标准文本标题体系是整份合同的框架。有了框架，内容才不会缺失。

在笔者起草和修订合同的过程中，发现不少企业一直是拿来主义。但却没有意识到下载的合同体系结构不完整，不全面。结果不少交付的合同，结构混乱，遗漏了重要条款，甚至是合同的特征性条款。造成巨大的责任风险。所以，一定要进行标题的标准化。

   以上是笔者的合同起草感悟，希望能对自己，对别人都有帮助。

盈科上海律师事务所  金渊跃

2018年2月3日于盈科律师大厦