第一，相关主体在提议召开临时股东会会议时，应将提议的议案以书面的形式向董事会、执行董事、监事会、监事以及股东发出，并应留存相应的回执或者是其他有效的送达证明文件。另外，因召集股东会的主体有前后顺序，为了提高效率建议在同一个提议材料中写明董事会或者执行董事在一定的期限内应召集会议，如遇其不召集，监事会或监事应在一定期限内召集。如监事会或者监事仍不召集相应的股东将执行召集临时股东会。

第二，召集主体从发出召集通知到实际召开会议应预留充足的时间，公司法规定有限责任公司召开股东会会议应当于会议召开15日前通知全体股东，有限责任公司也可以通过章程或者是全体股东约定来确定召开会议的时间。比如公司章程可以规定提前10天或者是提前20天通知全体股东，甚至在审议股东会职权范围内事项时，只要股东以书面形式一致表示同意的都可以不召开股东会会议而直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签字盖章即可生效。而股份有限公司召开股东大会会议应当于会议召开20日前通知各股东，临时股东大会应当于会议召开15日前通知各股东，发行无记名股票的应当于会议召开30日前公告会议召开的时间、地点和审议的事项。

第三，临时股东会召集主体在发出召集通知时应写明以下事项：1、会议的时间、地点和会议的期限。2、提交会议审议的事项和提案。3、全体股东均有权出席股东大会并可以书面委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司的股东。4、会议常设联系人姓名、电话。

最后，还应特别注意在发出通知以后应留存回执或其他有效送达证明材料。要留存送达证明材料的原因是，在很多情况下之所以要召开临时股东会是因为股东、董事或监事之间已经产生矛盾，要通过召开临时股东会来解决相应问题。而一旦被通知的主体不愿意配合参加会议，在此情况下如果召集人未留存相应的通知证明，被通知的对象一旦提出并没有收到会议通知，在没有其他证据证明的情况下所召集会议的相关程序就很有可能出现瑕疵。甚至法院可能会基于程序问题而判决撤销股东会会议决议。因此召开股东会的程序必须合法，并且应保留完备的召集会议程序性材料。

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