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企业合规与合规审查

发布者:北京市中伦文德(重庆)律师事务所律师|时间:2023年08月04日|分类:法律常识 |696人看过举报

引言

近年来,世界经济形势发生剧烈变化,国际秩序受到极大挑战,金融市场动荡,丑闻频发。与此同时,随着改革开放进程的加快,一大批跨国企业涌入我国,我国企业也越来越多地前往他国进行经营、投资上市。经营环境的改变不仅繁荣了市场经济,同时也增加了企业风险。在过去,企业通常将经营风险和财务风险作为主要防控对象,但随着市场监管力度的不断加强,合规风险将逐渐成为企业防控的第三大对象。企业违规事件的不断出现,促使了企业合规制度在我国的出现及发展,为规避严厉的行政监管及刑事处罚,企业合规制度逐步被各大企业所建立,并成为企业管理的一大重要方式。但对部分企业而言,合规仍系较为模糊的概念,为此,本文拟对合规的历史渊源及核心内容合规审查进行论述,以期对企业合规实务有所裨益。


一、企业合规的概念及发展

Part.1

(一)企业合规的渊源

合规一词,由英文“compliance”翻译而来,原意为遵守、服从,但从20世纪90年代以来,这一词在国际金融领域逐渐成为具有特殊含义的专有名词。虽然各国对于合规及合规制度的定义措辞各不相同,但合规这一概念,大多是围绕美国1991年发布的《联邦组织体量刑指南》中对合规的定义展开的,即企业合规是企业进行预防、发现和制止企业违法犯罪行为的内部管理机制。

美国是世界上最先确立合规制度的国家,在20世纪30年代,合规成为企业应对政府监管、规避风险而主动选择的一种举措,加快了美国金融业的发展,政府和企业双方也都因此产生了合规意识。为进一步督促各企业合法经营,政府监管部门接连颁布其他领域的监管法规,企业合规也就适用到其余商事活动中,成为行业自律和自我监管的重要措施。60年代至90年代爆发的一系列丑闻,更是促进了企业合规在美国的发展。1991年,《美国联邦量刑指南》明确规定,将减免罚金刑和有效的企业合规计划挂钩,实现了对企业犯罪的预防。

我国企业合规相较于世界范围内的其他国家起步较晚,直到2018年华为、中兴事件发生后,我国企业因违规而在国际上受到严重制裁的情形越来越多,至此国内学术界才掀起了一阵研究合规理论的热潮。同时行政部门也开始尝试在国企中推行合规。但此时合规仍未有法律意义上之定义。

2022年8月23日,国务院国有资产监督管理委员会公布《中央企业合规管理办法》,其第三条第一款指出:“合规,是指企业经营管理行为和员工履职行为符合国家法律法规、监管规定、行业准则和国际条约、规则,以及公司章程、相关规章制度等要求。” 也就是说,企业合规不仅要遵守国家颁布的各项法律法规,还要遵守各行业的商业行为准则、惯例,各企业的内部规章,甚至是日常交易中形成的商业道德、公序良俗。从这个层面来说,合规既是一种法定的要求,也是一种道德的要求,企业合规中的所指规定,既包括实体法中规定的企业应当或禁止实行的行为,也包括商业道德原则、伦理规范等内容。

(二)我国的企业合规实践

尽管我国的企业合规起步较晚,但随着近年来对外开放力度的加大,我国的合规实践在商业银行及中央企业领域都有了较大的发展,整体取得了不错的成效。

目前,我国很大一部分商业银行都已建立了合规部门,并且处于相对独立的状态。2002年,中国银行将原本设立在总行的法律事务部门更改为法律与合规部,同时设置了首席合规官一职,为该部门增设了合规功能。2003年,中国建设银行在原有的法律部下增设了合规处,主要负责反洗钱工作,以及审查内部业务合规性,在之后五年间又分别设置了合规部,并将其与法律部门合并起来,成为完整的法律与合规部,并要求各分行也成立相应的法律合规部。2005年,中国农业银行在四个省市的分行开展了合规试点,并于次年正式将原有的法律部改为法律与合规部,其中还专门设置了合规处来防范合规风险。除以上银行外,许多股份制银行也纷纷开展了合规,通过设立合规部门来满足内部控制需要。同时,这些银行还先后出台了《中国银行股份有限公司规章制度管理办法》《招商银行制度管理规定》《兴业银行规范管理办法》等制度,明确了法律与合规性审查、制度制定、实施及维护等合规管理流程。这些管理制度的出台意味着我国国内主要金融机构已经初步完成了合规管理制度的建设,正在通过对自身合规管理方式及制度内容体系的不断深入探索,找寻各自的发展方向。

在中央企业和国有企业领域,合规工作严格意义上来讲是从公司上市开始的,中国中铁及中国铁建在上市后,将原有的法务机构更名为法律合规部,而后东方电气、中国石油、中国中铁、中国移动、招商局集团也都成为了率先开展合规试点工作的代表。在《合规管理体系指南》《中央企业合规管理指引》发布后,我国的企业合规建设进入了新阶段,但同时,我国中央企业及国有企业合规工作的总体缺陷也较为明显,主要表现为:合规体系设计不符合企业自身情况,合规工作效率不高,合规管理制度与监管程序也不匹配,不能较好发挥预警与矫正违规行为的功能,尤其是针对涉外项目。合规部门管理内容也较为分散,与其他部门工作内容重复,缺乏统一协调管理的综合部门。

综上所述,我国的企业合规建设以重点领域为突破,从试点到普遍推广,取得了良好的成效,但无论是对于正在进行合规建设的企业而言,还是对于即将在未来开展合规的企业而言,我国企业合规的相关法律制度都还处于起步和探索阶段,既需要通过一种“奖惩分明”的程序性制度来构建,也需要企业的不断实践与试错。


二、企业合规审查

Part.2

合规审查是指对企业经营管理活动的合规性进行审核与检查,以对违规行为进行及时整改纠正,并持续监督,保障企业经营管理的合规性。合规审查是企业合规管理的重要内容。

(一)合规审查的依据和任务

我国企业应当适用的合规规范包括外部合规规范和内部合规规范两类。具体而言,外部合规规范包括国际条约、国际规范、国际组织的决议;国内外的法律、法规、部门规章、规范性文件、司法判例、党纪和党规;交易习惯与道德规范;行政许可与授权。而内部合规规范包括企业与第三方间的合同或协议;企业所在行业的自律性规则;企业选择承诺的非强制性国家标准、行业标准、企业标准。根据企业自身经营的领域、所属行业、企业所有权性质的不同,其适用的合规规范本身也存在差异。

企业开展合规审查的首要任务有三。其一,掌握适用于本企业的所有合规规范,建立完整的合规规范数据库,并对企业应当遵守的义务进行识别;其二,持续关注企业内外部合规规范的最新发展,并正确理解合规规范的规定,评估合规规范对企业可能产生的影响,确保企业始终处于较低的合规风险之下;其三,开展企业合规培训,让企业员工时刻保持较高的合规意识,并能够初步理解企业要遵守的合规规范。

(二)合规审查的对象和范围

1.全面合规审查

全面合规审查是企业合规审查的基本要求和内容,是合规管理全面性原则的重要体现。其要求对企业经营管理的各个方面是否符合合规规范进行全面审查,能有效防控合规风险,保障企业的经营管理依法合规。

企业的内部规章制度既是企业进行自我审查的合规依据,也是外部监管机构对企业进行合规审查的对象。对企业内部制度进行审查,除了审查该制度是否符合外部的监管规范,还要审查该制度是否符合企业内部具有更高效力层次的规章制度,以及企业内部其他规章制度是否协调一致,避免相互矛盾或功能重叠。

2.重点领域合规审查

我国国资委发布的《中央企业合规管理指引》第三章中概括了央企进行合规管理的重点领域,包括市场交易、安全环保、产品质量、劳动用工、财务税收、知识产权、商业伙伴等方面。

不同企业基于自身的行业、业务模式、所有权性质、行业监管情况等,其合规审查的重点领域和对象也会存在差别。比如跨国公司在华投资,应更加侧重外商投资领域的合规审查,而国有企业则需注意国有资产管理的相关监管要求。金融、医疗、保险行业应更加侧重于行业监管规则的合规性审查。上市公司应格外重视是否有违反证监会的监管规则的情形。

3.热点领域合规审查

除了对企业合规进行全面审查与重点领域审查,企业还需要根据自身经营管理特点、行业发展趋势和政府监管强度,对一些当下的热点领域进行合规审查,比如反垄断、广告发布、消费者权益保护、反腐败、反欺诈、关联交易、数据安全、出口管制等。在这些领域往往存在较为密集的政府监管法规,企业有较大可能因为违反合规义务而遭受外部监管机构的处罚。

4.重大事项合规审查

我国原银监会、原保监会、证监会、国资委都要求合规管理部门对重大事项进行审查,但对于构成重大合规事项的要件或前提却规定不一,这就导致了重大合规事项在不同监管规则下的定义和范围有所差异。因此,企业应当根据自身的规模、业务模式、风险现状等情况,确定自身的合规审查范围。通常而言,企业发展中的重大事项可能包括上市、股权变动、企业改制改革、高层变动、重要投资、重大项目开发运营、重要合同签订、海外合作等。

5.专业性合规审查

专业性合规审查是指针对专业性较强的企业经营管理领域是否合规进行的审查,包括专业技术、税务筹划、财务审计领域等。

总之,企业合规审查的对象应当在全面合规审查的基础上,根据企业经营管理特点和行业发展、政府监管的需要,突出重点领域和热点领域,结合重大事项和专项内容,有针对性地确定。

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(三)合规审查的主体

合规审查的主体包括合规管理部门、企业组成部门、其他专门部门以及第三方机构,需要依据审查的范围和对象来明确。

1.合规管理部门

一般而言,合规管理部门扮演着合规审查组织者的角色,牵头推进企业合规审查的事项和流程。同时,合规管理部门还应负责企业重大事项的合规审查,包括重要的业务行为、财务行为、资金使用、新业务开发、重大决策等,因为这些重要事项,一般的企业部门无法触及和把握,只有隶属企业高层的专职合规管理部门能够进行相应审查,并将审查情况报告给企业管理层。

2.企业组成部门

企业组成部门,包括企业各业务部门和各职能管理部门,他们是企业全面合规审查的主体,因为全面合规审查的基础性决定了其涵盖企业经营管理的方方面面,所以所有企业组成部门都对企业全面合规审查负有责任,这些部门应当在合规管理部门的组织下,将合规审查情况报合规管理部门汇总审核。

3.其他专门部门

在大型企业中,往往设有监察、法务、审计、内控、安全生产、质量、环保等各专业管理部门,这些部门具有相应领域的专业知识,也相应地对企业合规审查的重点、热点、专门领域负有审查职能。尤其是法务部门,往往是合规审查的核心部门,因为合规与合法在内容上存在大量交叉和重叠部分,也经常有企业将合规管理部门和法务部门合二为一。而对于中小微企业而言,可能并不存在上述门类齐全的专门部门,此时对于重点、热点、专门领域的合规审查,则可以由合规管理部门或委托相应合规管理咨询机构进行。

4.第三方机构

如果企业涉案,在当前我国检察机关、行政执法机关推行涉案企业合规的环境下,企业在合规整改进行过程中,除了自行审查,往往还需要同时引入第三方机构一并进行审查,从而确保办案机关能够客观地跟踪了解合规整改情况,并最终进行评估,决定是否给予涉案企业从宽处理。

(四)合规审查的流程

开展企业合规审查,一般可以按照以下流程来进行。

1.企业各部门自查

在企业合规审查过程中,应先对企业合规情况进行全面审查,因为全面审查是企业合规审查的基础工作,可以先组织各业务部门、各管理职能部门对其负责的范围进行全面自查,并将自查情况报合规管理部门汇总。

2.专业部门审查

在全面审查的基础上,针对企业合规的重点、热点和专门领域,由相关专业部门,如财务、人事管理、质量、环保、技术、安全等进行审查,并提出专业意见。

3.法务部门审查

重大合规风险往往都是对法律禁止性规定的违反,所以法务部门的审查是企业合规审查的重要环节。企业合规管理部门将各部门自查和专业部门审查的结果和意见汇总后,可交企业法务部门进行法律审查,提出法律意见。

4.合规管理部门审查

合规管理部门审查是合规审查的最终环节,对以上审查阶段反映的情况作最终的审核决定。合规管理部门审查应当制作审查记录,将相关审查资料存档,并形成最终的合规审查意见。对于企业涉案的情况,如需第三方机构参与合规审查的,可以与合规管理部门的审查结合,一并进行。

在审查工作中,务必保证合规管理部门的审查独立性。合规管理部门的独立性是企业合规管理工作成效的保障。这要求合规管理部门和它的工作人员能独立履行审查职责,不受其他部门和人员的干涉,还要求其他的业务部门予以积极配合,确保提供准确、完整的信息。如果无法做到上述要求,则合规部门的最后审查也失去了其意义。

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三、结语

Part.3

企业合规对我国来说是一个较新的命题,在当前世界经济一体化进程加快、我国经济飞速发展的形势下,市场中的违规行为层出不穷,仅依赖传统的严刑峻法已经无法适应现实的需求,必须尽快推动企业开展合规建设,减轻监管部门的执法压力及执法成本。但目前我国大部分企业尤其是民营企业普遍缺乏自觉合规意识和良好的合规文化,合规的内生动力不足,合规计划的相关标准也不明晰。因此,一方面,我们要让企业认识到,建立有效的合规计划虽然可能要支出更多的经营成本,但却能加强企业内部控制,提升企业形象及社会信誉度,促进企业良性发展从而走得更加长远,甚至能够成为企业无罪抗辩的理由或减轻、免除处罚的法定事由。另一方面,要尽快明确合规标准,完善各法律部门中的相关规定,倒逼企业及其主要负责人承担合规义务,从而有效降低执法成本,提升执法效率,促进我国法治社会建设,维护更加公平良好的市场环境。

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