企业应当具备的四点证据管理思维

谈到企业证据管理，很多人都会想到，企业的证据管理无非就是档案管理，把合同、票据等保管好了，自然不会出现法律风险。

但是，在企业发生诉讼或者仲裁时，往往却发现原先保管的证据，在诉讼中并未发生多大的作用。

根据本人代理的案件以及为企业（尤其是国有企业）的常年法律顾问服务中发现，树立正确的企业证据管理思维，才能有效避免法律风险。

一、证据在于日常管理和留存，而非发生诉讼之前

证据，严格说，是诉讼法角度上的法律术语。通常认为，证据是依照诉讼规则认定案件事实的依据，也就是说证据是和诉讼紧紧关联的。

但是是否意味着证据只能在诉讼之前再去收集，答案是否定的。证据的管理应当贯穿于企业经营始终，只有与可能发生法律风险相关的材料都应当进行保管和留存。

在建筑行业，由于存在管理人员法律意识欠缺、证据保管意识不强等原因，在证据保管和留存上经常出现问题。而在建设工程施工纠纷中，施工方如果缺少关键的施工签证、结算文件等，就会给日后主张工程款带来风险，而如果发包方缺少对施工过程中发现质量问题的会议纪要、工程函件等，就会给日后主张工程索赔造成障碍。

二、重点保管能够实现的证明目的关键证据

打官司就是打证据，在现在的司法改革大背景下已经成为了一条政治正确的观点。如何实现诉讼目的，关键就是收集到能够支持诉讼/抗辩主张的证据，即找到能够实现证明目的的关键证据。

以本人服务的法律顾问单位经常发生的买卖合同纠纷为例，涉及到此类纠纷的证据往往包括买卖合同、发货证明、收货证明、验收证明、交接证明、收款证明、往来函件等。那么上述证据中，哪些是能够实现证明目的的关键证据呢？

首先，买卖合同是基础证据，是否具备付款条件就是与诉讼请求直接相关的依据。通常，买卖合同会约定以交付、验收、质保期等关键词作为付款条件。因而，依据买卖合同就可以收集与付款条件相关的其他证据。

其次，与付款条件相关的证据，是影响诉讼请求的证据。根据买卖合同与欠款事实，可以收集与付款条件、关键词相关的证据。例如，欠款金额是验收款和质保金，那么关键证据就是验收证明文件。

最后，根据证据的逻辑关系，可以省略部分证据。在买卖合同中，只有交付货物之后才会存在验收货物，因而，在取得验收证明文件之后，如果交付货物的证据缺失或者对于我方不利的情况下，则可以仅提交验收合格证据。

三、证据无法创造，只能在合适时间进行收集

诉讼/仲裁审理的是依据各方提供的证据呈现的法律事实，而非客观事实，因此，证据是能够反映客观事实和法律事实的依据，因此，证据只能是反映过去状态的依据，而不能通过人为创造。

但是，是否意味着证据只能被动的等到诉讼发生的时候才能形成，有哪些证据是可以提前准备的？

1.能够实现诉讼时效中断的证据。常见的如律师函、催款函等，只要在诉讼时效期间送达，能够实现诉讼时效中断，避免诉讼请求因诉讼时效届满而被驳回。

2.需要弥补形式缺陷的证据。常见的如某验收文件是复印件，如果能够使作出该验收文件的单位在复印件上加盖鲜章，可以实现该复印件与原件一致的效果。

3.需要加强证明力的证据。常见的如遗嘱，在法律规定中规定了不同的效力，如果直接通过公证作出的遗嘱，其效力最高，想推翻也很难。

四、证据的留存和保管要注意形式齐全，避免出现法律风险

企业留存和保管的证据要注意形式上齐全，避免因为某个细节没有做到，导致出现法律风险。

以律师事务所邮寄的律师函为例，选择EMS作为邮寄单位，在EMS邮寄单内件品名上应当注明“某某与某某的买卖合同纠纷律师函”，并要求邮寄员在邮寄之时要在EMS底单上加盖邮寄当天的邮戳，以及开具收取邮寄费的收据或者发票，并在3天~5天通过EMS官网查询是否本人签收。

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