说起公司印章,想必很多人第一个想到的之前的“逗鹅冤”事件。
腾讯因为审核不严,被三个骗子以假公章为老干妈打了广告,直接损失1600多万。(“冒充老干妈员工诈骗腾讯”案二审宣判!)
万一被别有用心的员工拿着盖了,公司真的有苦没处说。
员工偷盖公章,企业还得赔钱!
归根究底,就是没做好印章保管工作。
使用印章使用审批制度和使用登记表
建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,还要遵守公司的印章使用规定。
保管人员亲自用印
用印章时,确保由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。
严格控制或禁止在空白文件上盖印章
印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章。
特殊情况下,必须经过核心管理者的同意。
对变更或撤销的部门或公司及时处理印章
企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录。
所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录。
项目全部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。
不要错用印章
内部印章对外使用,如人力章、行政章对外签订合同。
印章类型错误使用,如对账单上加盖税务章,劳动合同加盖财务章。
印章不小心遗失的措施
印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。
之后,在进行补刻时,要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行备案,然后到指定印章公司进行刻章。
公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则将面临拘留的行政处罚。