实现采购内部控制目标,主要是控制容易发生偏差的采购业务环节。这些可能发生问题的环节,通常称为控制环节或控制点。通过辨别流程环节的各个业务节点,可以辨别出相应的内部控制点。而控制的多少和怎样设置则必须根据每个企业采购的实际情况加以确定。这样,采购内部控制的运行状况就可以通过识别并判断是否存在缺失控制点及缺失控制点的性质加以掌握,并为改进采购内部控制提供基础依据。

控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控制点和一般控制点。那些在整个业务活动中发挥作用最大,影响范围最广,对控制目标具有至关重要的影响,甚至决定全局成效的控制点,即为关键控制点;相比之下,那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点,则为一般控制点。如食品原料采购业务中的“验收”控制点,对于保证食品原料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用,因此是食品原料采购控制制度中的关键控制点;相比之下,“审批”、“签约”、“登记”、“记账”等控制点,即是一般控制点。

值得注意的是,控制的设置除了兼顾流程特点和内部要求外,鉴于食品行业企业的个性特征,还需要着重考虑采购流程内部控制的难点。例如:针对采购内部控制要求较高,就应该加强“采购政策”这一控制点相关的控制工作,比如,在采购政策中明确批量采购和零星采购的金额划分标准、明确采购招标的范围和程序、明确采购供应商准入标准等等。针对采购风险识别的专业化要求较高,就应该加强“岗位轮换”这一控制点的工作,通过轮岗、换岗,使得采购人员拓宽业务范围,加强业务技能等等。

(二)内部控制缺陷判断

在判断采购内部控制缺陷严重性时,应从相关信息披露发生错漏的可能性和造成的对采购流程控制错漏的重要程度两个方面进行考虑(见图1)。在图1中,OB表明错漏无法被内部控制预防或发现的可能性,由下至上可能性逐渐增加;OA表明已发生或潜在错漏的重要程度,由左向右重要性逐渐增大。BCEA为显著缺陷区,BCFA为实质性漏洞区。

在明确了采购内部控制缺失点可能造成的错漏而对其严重性做出判断后,还需要对缺失控制点的属性,即该控制点缺失是属于哪个内部控制因素方面的缺失,如是属于制度性缺失还是岗位设置缺失,是属于授权缺失还是执行缺失等等。只有这样,企业才能知道从何处着手解决采购内部控制缺陷问题。此外,如果要达到从整体上判断采购业务内部控制缺陷情况,还需要对采购流程下细分出的各自流程的内部控制点缺失是该子流程的缺失还是整个采购流程共性缺失做出判断。

(三)基于流程控制点的采购内部控制实施与改进根据以上原理,可以从控制供应商、采购计划、实施采购等几个重要环节来对整个采购流程内部控制的整体情况、内部控制环节和控制点的分布情况、控制点是否存在缺失及缺失的属性情况有了较为清晰的了解,这样,探讨我国食品行业企业采购流程内部控制实施途径问题就变得有据可依。

在实施采购内部控制方面,企业应在其战略的指导下将采购内部控制融入到流程的执行过程中,这是实施内部控制的有效途径。同时还必须注意到影响内部控制的多个因素特征以及它们的共同作用。可以以采购业务流程及COSO报告内部控制五要素的基本要求为出发点,从内部控制目标、控制风险、流程控制点、业务流程图、监督检查办法及控制点文档等方面着手得到采购流程内部控制的操作指引。实践中应根据采购流程的控制目标,设计出不同的关键控制点和一般控制点,记录于每个控制文档和流程图之中,以最终形成一套完整的内控制度和业务流程来规范企业的采购行为。

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