据统计,在我国4000多万个企业中,中小企业占企业总户数的90%以上。中小企业已经成为影响我国经济发展和社会稳定的关键因素之一,加强这类企业的法律风险防范,对稳定国民经济发展,构造健康和谐的社会环境是非常必要的。
(一)构建一套系统、完整的中小企业“法律风险防范机制”
中小企业应当根据自身特点制定企业规章制度,对劳动合同管理、工资管理、社会保险、劳动纪律、操作规程、奖惩办法等做出规定,尽量把法律风险化解在规范的常规管理之中。其中首要的工作是要提高企业经营管理人员的法律风险防范意识,把防范法律风险贯彻到企业的经营管理全过程中。杰克·韦尔奇在回答别人问他最担心什么时曾说:“其实并不是GE的业务使我担心,而是有什么人做了从法律上看非常愚蠢的事而给公司的声誉带来污点并使公司毁于一旦。”
其次是要建立一套适合中小企业的法律风险评估预警机制,定期对可能出现的法律风险进行调查,对可能遭遇的法律风险做一分门别类的整理归纳,然后请资深律师或法律专家对相似法律风险进行集中评估,按风险的种类和大小将其分为不同级别,尔后对类似或相同法律风险形成较为成熟的防范模式。再次是要定期对生产经营的一线员工普及法律知识,培养全体员工依法办事的思维方式,在每个风险控制点各司其职,构建稳固的法律风险防范根基。
(二)加快推行中小企业法律顾问制度
中小企业加强法律风险防范工作不但具有必要性,而且也是一项低投入、高产出,创造效益最经济的途径。一个企业要创造100万元的利润,可能需要几十人,占用大量生产设备和流动资金,用一年的时间苦心经营,才能完成1000万元的销售收入。而要避免100万元的法律风险损失,可能只需几名企业法律顾问,花上几天时间,认真研究合同,仔细查找合同漏洞和瑕疵,就可避免。
企业法律顾问制度是使法律风险管理的重点从事后处理法律纠纷向事前防范转移的有效制度,它通过建立企业法律风险防范机制,为企业的良性运转和健康发展奠定良好的法律基础。中小企业聘请法律顾问一方面有针对性地选择企业适用的法律法规,分类、分层开展法制教育活动,提高企业员工特别是企业领导人员和经营管理骨干的法律素质和法制意识,另一方面开展企业法律事务工作者、合同管理人员等人才培训工作,提高企业依法经营的能力。
(三)建立重大经营活动法律审查机制
中小企业的重大经营活动,如合资合作项目、投资项目、企业对外担保活动都应经法定程序审查,如应经股东会、董事会、经理厂长办公会的审查,预防、减少企业经营或决策风险。企业法律顾问要全面介入经营管理活动,提供优质高效的法律服务,切实把好法律审查关。首先要健全采购、销售机制,预防、降低经营风险。法律顾问应全程介入审查合同等法律文书及法律手续的合法性和规范性,签署法律意见,并负法律责任,以降低物资成本和项目风险。对各项开支行为进行严格审计和法律审查,杜绝违法开支现象;对重大工程建设项目则委托律师事务所和会计师事务所等社会中介机构审计,提高透明度,防止暗箱操作,规范投资行为,提高投资效益。
(四)加强企业合同管理,防范合同陷阱和风险
法律风险防范涉及到企业经营管理、战略发展的各个方面,其中合同是企业经营行为中最基本的法律文本,加强合同管理是防范企业法律风险的基础性工作。加强合同管理最重要的问题是改革应收账款管理,按照全程信用管理模式的基本流程和原理,建立信用风险管理制度,从根本上改变销售和管理决策严重失控的局面,在企业内部形成科学的制约机制。这种制约机制的主要特点是将合同从订立到履行当作一个动态的过程来管理,这个过程大致包括谈判、签约、担保、审批、履行、结算,对这六大环节应制定规章制度,定期考核,随时抽查,有问题及早通报。在订立合同过程中严格执行“会签”、“会审”制度,合同订立后应考核其合理性、合法性、履约率及合同台账、合同档案的建立情况。合同履行中应随时抽查,避免秋后算账,发现问题及早解决。造成应收账款催收力度不够的一个很重要原因就是合同制度、台账、档案不健全,业务部门签了多少合同,财务部门不知道,合同变更财务部门也不知道。所以应加强企业内部业务部门、财务部门、合同管理部门的协调沟通。实施全程信用风险控制,即对企业经营管理的全过程以及每一个关键的业务环节进行综合性的风险控制,包括以客户资信调查评估为核心的事前控制,以交易决策的信用审核为核心的事中控制,以及以应收账款催收的专业化监控为核心的事后控制。
(五)正确适用合同担保制度,预防、规避合同项目风险
合同担保制度对保障交易安全以及维护合同权益具有重要意义。中小企业在经济担保活动中,要严格遵守合同法、担保法的规定,设定担保的内容、程序要符合规范,真正用好合同担保制度,降低合同风险。一方面,中小企业要求其他企业提供担保,应审查对方的担保资格以及用来担保的财产权利状况,并在合同中明确担保责任条款,一旦交易对方违约,可依法追究担保责任,实现担保合同权利。另一方面,中小企业如果是做担保人或为其他企业提供担保,要依法审慎设定,必要时可要求被担保人提供反担保,以减小合同担保风险,保障经营安全。另外,要用好自己的合同权利,如先诉抗辩权、同时履行抗辩权、不安抗辩权、追诉权、诉讼权等,维护己方利益,实现合同目的。
(六)重视合同证据工作,做好合同公证、见证
由于缺乏证据意识,一些中小企业陷入“有理乏据”的尴尬境地,在经济纠纷中吃尽苦头,造成一些不应有的经济损失。法律注重证据,因此,中小企业应当重视经济合同文本、凭据的收集、整理、归档工作,做到未雨绸缪,防患于未然。一旦涉及经济纠纷,要及时调查经济往来记录,查阅原始档案,搜集、保全相关证据,提高胜诉的机率。同时,要充分认识到合同公证、见证的重要作用,对大额合同、重要合同依法进行公证、见证,保证经济活动的合法性。
(七)建立其它法律事务管理制度
中小企业应该在法律顾问的帮助下,建立健全知识产权管理、索赔诉讼事项管理、劳动关系法律事务管理、环保、人身健康和安全法律事务的管理等各方面的制度,理顺流程,防范企业系统风险。在生产经营过程中,也要及时发现和掌握可能存在的工商、税务、安全以及各类监管等执法风险;同时,工商年检、各类资质办理、分公司子公司注册注销等事务中,应当聘请法律顾问进行必要的指导与协调。
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