作者：詹磊廖华等2020年6月

    在当今商事交易往来活动中，企业之间或企业与个人之间存在较多合同补签、倒签的情形，虽然法律上允许补签合同，甚至在双方均无异议的情况下也认可补签合同行为之前的事实，但补签合同仍给企业法律风控、财务风控、业务风控以及合同管理造成了很大影响。本文拟从企业合同管理角度为切入点，主要通过对企业合同补（倒）签形成的原因，以及相应的法律风险进行梳理、分析，并提出企业合规建议。以期提供参考。

    一、合同补（倒）签的含义和形式

    无论是合同补签，还是合同倒签，在我国法律上均并没有统一定义。我们通常认为，合同倒签是指双方在合同签署生效之前已经开始实际履行合同，并在合同履行过程中或合同履行完毕后补签合同的一种行为。

    从狭义上理解，合同倒签是合同补签的一种情形。补签合同更强调“补”的动作，签署日期既可能是当前实际签署日期，也可能倒签至合同实际成立/生效日期，甚至更早。相较于正常缔约流程，合同倒签往往先开始实际履行，后发生签署动作，并以合同履行成立/生效的时间，抑或是更早的时间，作为合同签署日。即合同成立/生效日与合同签署动作实际发生日存在一定时间差。如图：

    合同的通常签订步骤

    交易双方缔约磋商→交易双方签订合同→合同双方开始履行

    倒签合同的签订步骤

    合同开始履行时间→合同标注的签订时间/更早→合同签署动作发生时间

    基于此，笔者以下将主要针对合同补签中的倒签情形进行阐述和分析。

    二、合同倒签形成的原因

    实践中，合同倒签基于不同的主、客观多方面原因而发生，屡见不鲜，不仅违背了公司管理制度，也给企业法律风控和项目风控管理带来了极大的挑战。笔者认为，企业出现合同倒签现象主要原因在于对合同重要性、严肃性认识不足，同时也与企业内部管理等问题相关，具体为：

    1、对合同重要性、严肃性认识不足

    企业合同作为企业法人之间或企业法人与公民或其他社会组织之间，为了实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议，同时也是维护企业交易安全，保证交易双方合法权益的重要手段，是企业合规管理的重要环节。不少企业对合同的重要性认识不够，认为合同是法律部门或办公室的事情，与其他部门关系不大，因此实际操作中可能存在配合度不够的问题。而实际上，一份“好”的合同需要相关业务部门、财务部门、法律部门等多个部门协调运作，相互监督，绝不仅是某个部门或某个岗位的专有事务。

    企业对合同严肃性的认识深浅，也在一定程度上制约着合同的正常签署。笔者发现不少企业存在合同发起部门对合同起草、制作较为随意，有的任意拿一份类似合同模板简单修改公司名称、项目名称、金额、付款方式后即开始走流程，或是直接从网上下载后稍加修改即开始走审批流程，更不注重合同双方权利义务、责任以及字体、格式等内容。由于发起人员缺乏对合同严肃性的认识，在一定程度上增加了合同审核人员的工作量和工作时长。若企业合同量大，势必直接影响合同正常签署。

    由于企业缺乏对合同重要性、严肃性的充分认识，在企业日常经营过程中管理者和执行部门势必会出现“事儿先干起来”的情况，甚至到需要对外付款环节时才开始加快合同流程，从而出现合同倒签的情况。因此，企业只有在上下各部门、各业务条线共同对合同的重要性和严肃性达成共识并付诸有效实施，才能在一定程度上减少倒签合同的发生。

    2、企业内部管理程序繁琐

    企业通常对合同实行类别制或项目制管理，每个类别或每个项目所涉合同通常需要经过立项、审查、审批、签署、履行、结算到结项的全流程。而合同立项、审查、审批环节通常涉及诸多部门，尤其是大、中型企业，一份合同通常需要“过五关斩六将”才能顺利过审。在某类合同标的金额不大，但发生频率高时，对合同承办人员而言，一笔业务办理一次合同审批往往效率低下，且流程繁琐。因此，在业务压力下，合同承办人员极易“囤积合同”，很容易出现先“放任”合同事项的实际履行再集中合同审批、用印来规避繁复的合同内审流程。这种做法不仅导致合同倒签问题的出现，也进一步给企业合同管理带来了集中批量审核的压力，反而不利于项目管理。

    在日常合同审批流程中，企业若同时存在内部管理疏漏或各审批环节低效等问题，将更容易导致合同倒签的可能。如:

    （1）突发紧急事项导致合同签订不及时

    企业在规章制度不够完备，或规章制度虽然完备但缺乏灵活性、变通性，缺乏应对、处置机制时，来不及进行合同谈判、起草、审核、审批、用印流程而导致合同倒签情形也时有发生。对企业而言，若项目“先签约后执行”将可能贻误时机，丧失机会。因此，企业项目“先履行再签约”就不可避免，由此出现合同倒签现象。

    （2）企业生产经营战略问题

    实践中，不少企业将追逐商业利益，实现商业目的放在首位，业务部门为实现业绩目标或提高生产经营效率，往往也具有“事儿先干，其他再说”的放任心态，由此导致生产经营走在项目审批前面，资金计划、合同谈判、审批手续等项目配套便无法及时跟上造成发生合同倒签的情况。

    实践中，受各种现实因素影响，合同倒签发生的原因还有很多。例如，新型冠状病毒肺炎疫情下，企业虽然可以通过网络开展合同谈判工作，但谈判效率及合同会签、用印等均受到了不同程度影响，因此，也难免会出现因急迫的生产经营需要而先履行再补签合同的情形。

    三、合同倒签引来的潜在风险

    根据《中华人民共和国合同法》第36条、第37条规定，法律、行政法规规定或者当事人约定采用书面形式订立合同，当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。因此，一般情况下，法律上是承认合同倒签的法律效力，但因为补签合同毕竟是“补”，倒签合同毕竟是“倒”，通常情况下，其实际签署合同的时间与合同成立/生效存在一定时间差，无法正常开展对对方的资信和履约能力的背景调查，双方的权利义务事项也仅凭双方口头商定，因此合同补（倒）签的行为隐藏了诸多法律风险，极易引发法律纠纷。

    笔者根据相关法律法规规定并结合实践工作经验，现对合同倒签可能给企业造成的潜在风险，梳理分析如下：

    1、对合同履行结果存在不可预期性

    由于合同实际签署时，合同已实际履行，甚至已实际履行完毕，因此合同实际履行过程中一直处于无合同（书面）保障的状态，此期间一旦发生争议，将造成双方事实关系已实际建立，但合同尚未签署，极易发生此前口头约定不明、实际实施缺少书面证据造成违约责任无法直接认定的局面。如根据《中华人民共和国合同法》第61条、第62条规定，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充;不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定。但在实践中，存在着大量业务标准模糊或业务创新无先例可依的情形，这不仅使双方极易发生纠纷，也使纠纷发生后无交易标准可依而导致处理结果无法达到预期的局面。如在施工合同、采购合同中极易出现因工程量变化、市场价格波动等原因导致价格出现变化，若双方未及时签署书面合同确定价格条款，极易出现商业风险及法律纠纷，使企业付出更大经济成本。

    2、对合同履行及违约举证形成障碍

    合同倒签极易导致合同签署前履行阶段的违约责任被无意识豁免或间接认可，增加了当事人主张违约不能的法律风险。司法实践操作中，当事人一方主张另一方在无书面合同情况下的实际履约行为构成违约要求其承担违约责任或赔偿责任，则在举证上具有相当高的难度。一般情况下，需要根据如简易订单、收货凭证或其他邮件往来、微信记录、电话录音等相关证据证明双方虽未以书面形式签署合同，但主要义务已履行且对方接受的客观事实。通常双方纠纷发生时，基于己方利益的权衡，各方可能提出不同的证明材料从而造成不同的“事实”认定，进而使守约方在举证对方违约时出现更大的难度。

    3、对合同谈判的影响

    “事儿”一旦开始履行，往往容易使先履行一方因合同尚未签署而陷入“进退两难”的局面，在后续合同谈判中成为弱势主体，不利于合同的公平洽谈，从而可能引起一定的合同履行隐患造成先履行一方很可能通过降低质量、短少数量等方式挽回损失，进而减损双方诚实履行的意愿，增加违约风险。

    4、对审计工作带来不确定性影响

    财务审计对于合同权利义务的实际发生、收付款权利义务的发生时间、后续发货、退换货风险、财产减值风险、逾期支付等方面的判断及对未来趋势的预估等，都是通过合同条款的实际约定情况作为主要判断依据。如资金、业务、成本已发生，但仍未签署合同，或成本收入与合同约定进度无法有效匹配的，将可能认为公司的内控存在较大问题。若企业合同的倒签数量较多、金额较大等情况，不仅会影响审计机构的专业判断，增加工作时间，或造成审计结果与实际偏差较大等不利局面，还可能直接导致审计机构无法出具无保留意见的审计报告或直接认为内控存在严重问题的严重后果，从而给企业的正常经营开展、报税、政策优惠造成不利影响。

    5、企业生产经营数据失真，造成企业决策难度增大

    合同倒签行为对企业生产经营数据统计的准确性、及时性及数据分析趋势也将造成一定影响。如企业存在倒签现象较普遍，将严重影响生产经营数据统计的严肃性，不仅给采购生产部门增加工作难度，还将影响资金利用效率、造成生产销售库存积压，同时也将给公司管理层的决策造成不利影响。

    一般来说，企业统计采购、销售经营情况时，需要对合同签订时间、订单发出时间、履行时间、收款时间、欠款金额等情况进行统计分析，相关数据主要依靠签署生效的书面合同。同时，从合同统计数据分析可以看出企业经营业务趋势、现金流预期等，这些重要数据均是企业管理层需要及时掌握的主要事项。

    企业经营管理数据失真，甚至还可能对资金安排造成错误分析，发出不当的支付指令，作出错误决策等不良后果。

    6、限制了中后台的工作效率，有损风控效果

    倒签合同行为也反之将造成公司内部管理的混乱，造成公司前、中、后台各部门信息的不及时、不对称。如，财务部门没有合同依据，无法了解到前端业务真实情况，无法对现金流及资金安全采取及时的安排；风控部门对已经发生的事实只能被动接受，限制了风控部门在谈判、签约阶段的作用；法务部门也将面临无合同或合同内容失实的诉讼风险。使得公司内部的业务流程、风控流程等陷入形同虚设、不断补救的恶性循环。

    除了上述列举的几种法律风险，合同倒签行为给企业带来的不良后果还有很多，譬如可能给职务侵占、人员腐败创造条件；在企业用工时，将因用人单位未在一个月内及时与劳动者签署书面劳动合同而面临支付双倍工资的法律风险等。

    因此，企业应最大限度避免出现合同倒签行为。

    三合同倒签的合规建议

    如前所述，合同倒签埋藏诸多风险，将给企业带来不可预见的经营风险，甚至造成无法挽回的重大损失。因此，不管从经济效益还是风险管控角度考虑，企业原则上应采取各项措施避免合同倒签情况的发生，我们就此提出以下防范措施及合规建议供各类企业参考：

    1、加强合同管理培训，优化合同审批流程

    企业应注重提升合同承办人的法律风险意识，以开展合同管理培训为主，并定期检查考核为辅。我们一般建议以法务风控部门为主导，定期对合约管理部门进行培训，一方面使承办人员充分知晓合同报审流程及管理内控要求，切实掌握合同何时签以及如何签等问题；另一方面使其树立法律风险意识，在业务操作过程中紧绷“合同先行”这根弦。企业也可聘请专业律师开展培训讲座，对合同管理及审批过程中易出现纰漏失误的环节进行专业指导。与此同时，企业还可以定期对合同倒签情况进行排摸考察，落实责任追究制度。

    此外，在合同的审批流程方面，企业可将法务风控部门作为合同审批的归口部门而非前置部门，在业务、财务等部门会签意见之后由法务风控部门最后把关，统筹各个部门之间的沟通和协调。

    2、借助信息技术手段，提升合同审批效率

    在合同审批过程中，借助现代化管理技术手段的优势，建立并不断优化合同管理系统的审批流程，尽可能简化合同审批程序，减少重复、无效的管理环节，灵活推行“无纸化办公”。例如，开发合同管理系统的短信、邮件自动提醒功能及手机移动办公功能，便于审批人员随时随地查阅合同。

    针对合同签署量较大的企业（如：房地产行业、保险行业、物流行业等），企业可借助电子合同服务商提供的电子认证系统完成电子合同的签署。根据《电子签名法》规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”据此，电子签名与传统盖章一样受法律保护，具有法律效力。合同当事人仅需通过线上操作即可完成合同签署，能够有效提高合同签署效率，减少排队用印及寄送纸质合同带来的时间成本。企业在选择电子合同服务商时，建议优先选择有资质（即电子认证服务许可）的第三方电子认证服务者。

    3、制定合同示范文本，并推进签署框架协议

    企业应当根据自身的行业特点和谈判地位，结合商业惯例和以往交易情况，就常规性业务制定规范化的合同模板。合同示范文本的制定、修改及使用一方面是企业防范业务风险、规范业务运行的重要举措，另一方面能够减少合同审批中对相同条款的审核时间，有效提高合同审批效率。在制定合同示范文本的过程中，应注意满足如下要求：①保证合同示范文本内容完全符合现行法律的强制性规定，不触碰法律红线，避免合同无效情形；②立求在合同示范文本中将合同履行过程中可能产生的问题作出预判，并作出条款设置，避免因文本不完善在履行中发生争议；③紧密联系相关业务部门，从实务角度进行合同条款的设置，使条款具有较强的可操作性；④合同示范文本在法律允许的程度内，适当有倾向性地对制定方的利益进行保护。鉴于合同示范文本的起草工作具有较强的专业性，建议企业将该工作交由法务部门主导，并可委托专业律师实施。

    针对常规性、频次高、供求市场相对稳定的业务，建议企业采取“框架协议+单笔订单”的模式签订合同。具体而言，企业应通过主体资质审核、技术评价、商务比价等方式，选择已有长期合作基础或信誉较好的合作单位，针对未来可能发生的业务先签订年度或一定期限内有效的框架协议。通过框架协议事先确定原则性的商业条件（如价格基准、质量标准、服务范围等）及基本的权利义务内容，后续待具体业务发生时，双方只需通过线上确认订单，进一步明确数量、价格等单笔业务项下的特殊条件，无需另行签署书面合同。

    四、合同倒签后补救措施

    如本文所述，企业日常生产经营过程中可能无法完全避免合同倒签行为的发生，针对已经发生的“先于履行”的情形，我们建议如下：

    ①注意留存履约证据。项目承办人应注意主动形成并留存合同履行中能够反映合同双方当事人真实意思表示的电子证据（如电子邮件、微信聊天记录等），如有必要可委托公证机关下载保存并打印，制作成公证书，增强证明力。涉及业务往来的传真件也应及时复印并归档保存。

    ②对于突发应急项目，首先建议选择长期合作的或具有较高信誉的企业作为交易对手方，能够相对降低合作中发生纠纷的可能性；其次企业对此类项目可以设置快捷审批程序，即减少合同审批环节或者审批层级。

    ③实事求是，避免造假。鉴于合同审批流程及时间节点会在企业合同管理系统及合同双方当事人的往来中留下痕迹，合同倒签会造成各时间节点发生矛盾，可能因此引致与合同相对方的履约纠纷，或形成后续审计工作的障碍，故在合同签署已经滞后于合同履行的情形下，原则上建议尊重事实进行合同补签，而非合同倒签。

    五、结语

    综上所述，合同倒签潜伏着许多商业风险、法律风险、财务风险。因此，企业应杜绝或尽可能避免倒签合同的情况发生。企业因生产经营急需等特殊情况不得不补签、倒签合同的，应根据一定程序在一定时间内及时补签，并做好补救措施。