员工侵占货款到欠款的过渡

【案情简介】

谭某系A公司职员，担任A公司的配送驾驶员。谭某因手头资金紧张，临时用了A公司客户的货款，因公安机关不予立案，经与A公司协商，2013年8月25日，谭某写下欠条，承诺共向A公司借款24328.5元，并约定该借款于3日内归还。后谭某未按照约定的日期归还借款，经A公司多次催要，谭某拒不归还。A公司无奈起诉至法院。

【办案经过】

2014年8月，A公司找到云南凌云律师事务所黄路元律师，并正式办理了委托。黄路元律师分析，认为本案属于刑事案件，属于职务侵占（挪用资金），但A公司考虑到金额较小，且谭某年龄尚小，公安机关又不予立案，故才让谭某写下欠条。

本案自至立案、送达至庭审，谭某一直没有出现，最终，法院依法进行了缺席审理，最终判决谭某向A公司归还欠款及相应的利息。

【律师观点】

一、企业代收货款存在的主要风险

1.企业内部的管理风险

1.1代收货款人员没有将当天收取的全部货款及时足额的上缴，从而导致企业内部稽核无法实现。

1.2客户投诉等原因产生的退费行为缺乏有效审批，存在随意性。

1.3现金的移交、缴存及保管过程存在安全风险。

1.4每月末未能对营业款差额及时核对或核对后未能准确分析差异原因并进行调整，或未能及时和代收银行进行定期核对，银行代收及托收的进账单金额与应交收款明细不一致，造成资金管控风险。

2.民事风险

2.1因合同、产品质量等原因，导致代收货款出现公司与客户间的民事合同纠纷，取证困难问题，代收货款人员超权限或范围的无权代理行为引发的合同纠纷等法律风险。

2.2因代收货款人员未及时将款项上交公司，周期长、数额不大的，若该代收货款人员无能力如期归还的，企业一般会与该代收货款人员商议签订书面的借条或欠条，那么，这种行为就可能会转变为公司与公司员工之间的民间借贷纠纷，从而引发企业的涉诉法律风险。

3.刑事风险

3.1公司员工利用职务上的便利，将本单位的财物非法占为己有，数额较大的，可能构成职务侵占罪。若属于国家工作人员的，则可能构成贪污罪。

3.2公司员工利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过3个月未还的，或者虽超过3个月，但数额较大、进行营利活动的，或者进行非法活动的，可能构成挪用资金罪。若属于国家工作人员的，则可能构成挪用公款罪。

综上，企业风险的发生源于人事管理的缺陷。从员工的招聘、入职、试用、考核、续签、离职、劳动合同管理等，每个环节都可能引发潜在的风险，稍有不慎将给企业带来巨大损失。因此，建议贵公司尽快组织对劳动人事进行尽职调查。

二、风险防范建议

1.事前风险防范

1.1加强企业合同法律关系管理，明确对公账户

发生合同关系前，应尽可能以书面的形式明确账目往来的对公账户，并约定有效支付相关款项必须通过该对公账户。其中，对公账户最好选择由公司和合同相对方自己所开户的银行账户。

1.2完善企业规章及规范性文件，减短持款时间

企业应完善内部规章制度、规范性文件，企业与客户采取现金方式交易的，应在规章制度或规范性文件中明确规定，员工所代收或代持现金款项必须及时、足额缴存到公司账户，选择缴款方式应以安全、快捷为原则，选择最短路径存入公司账户。同时，可以考虑积极联系银行上门收款，降低员工将现金款项送存到银行途中的风险。

1.3委托第三方物流代收款项

生产销售型企业考虑到货物在运输过程中可能会发生诸多风险而被牵扯承担连带责任，因此，企业通常会就运输工作，单独与第三方物流企业进行合作，并授权由第三方物流在一定期间代收代持一定数额的款项，从而降低企业在运输环节的法律风险。

1.4与银行合作，对代收款项的行为进行有效监管

由于当前社会、企业信用度的大幅降低，企业委托并授权由第三方物流企业代收代持款项往往会引发一些资金管控风险，如第三方物流擅自使用、资金短缺、账目管理混乱等问题。因此，许多企业已经和银行进行合作，如支付宝、宅急送、快递服务等，企业主要负责监督、信息的传递及指令的下达，物流企业主要负责提供物流及代收货款服务，客户主要负责验收货物及支付货款，银行主要根据系统的指令实现转账业务，对物流企业代收货款账户进行冻结，使得只能根据系统指令进行转账，不能以卡、折等方式提现。

2.事中风险防控

2.1在银行开通短信提醒，使得账目往来清晰、高效，有证可寻，若发现账目存在异常情况的，应及时与业务部门或授权代收款项责任人联系并及时核账。

2.2建立定期对账制度，每月进行银行对账，及时清理异常账目，及时反馈并采取法律防范措施。

2.3加强对授权委托代理机构（银行、第三方物流）资金回笼情况的监控。

3.事后危机处理

3.1企业员工涉嫌职务侵占或挪用资金不能或不愿偿还的情形

其一，在资金数额不大的情况下，遵循先民事后刑事的原则。首次单独约谈该员工，由其签订书面借条或借款合同一份（企业保管），并提供担保（办理相关抵押手续），若该员工如期不能或拒不归还的，企业应配合公安机关，进行二次约谈，并由公安机关实行抓捕。资金数额较大属于刑事犯罪的，建议直接报警处理。

其二，企业可要求该员工提供其名下的财产清单及相关财产证明或线索，并加以核实，视具体情况，可适时向人民法院提起诉前财产保全，防止损失进一步扩大。

3.2与代收款项企业发生账目纠纷的情形

其一，遵循先协商后法律解决原则。合作企业之间发生的长期账目往来纠纷的，首先考虑的是收集和调取证据，如进行账目往来的梳理、结算（包括但不限于实际付款人、实际收款人、实际代收款人、实际签署人、收款金额、收款时间等账目往来信息）、录音录像、双方确认的结算单、情况说明、补充协议、欠条等。

其二，自行或委托律师对对方的财产进行调查，适时向人民法院提起诉前财产保全，防止损失进一步的扩大。