例如，一家财富50强公司使用电子邮件来确认子公司之间的交易。该电子邮件用作接收端的企业已经批准交易并将预订交易结束的证明。
从会计人员的角度来看，电子邮件有助于子公司平衡应收账款和应付账款。它们是完成工作的便捷方式。
然而，从母公司的角度来看，电子邮件呈现出不同的一面。它们是记录——编制和审计合并财务报表所需的基本信息。
这些电子邮件是包括会议通知、信件草稿、笑话、办公室八卦等在内的大量流程的一小部分，必须像采购订单或收货报告一样进行归档和管理。
制作这样一个电子邮件记录管理系统需要认识到必须满足两个不同的目标。运营目标是快速高效地完成工作。
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