【专业文库】经公司审批的虚假报销可否以严重违纪解除

　　陈某与A公司自2002年6月起建立劳动关系，后于2013年5月20日签订无固定期限的《劳动合同书》一份。2016年6月6日，公司以陈某2013年1月1日至2015年4月30日多次违反单笔消费超过500元以上必须刷卡支付的财务制度，并指使下属虚假报销费用为由，作出解除陈某劳动合同的决定。2016年9月7日，陈某提起劳动争议仲裁申请，请求裁决继续履行劳动合同。2016年11月7日，仲裁裁决公司恢复与陈某的劳动关系。公司不服裁决，遂诉至法院。

　　法院查明，公司提供的《员工手册》规定："员工有下列严重违纪行为之一，经查证属实的，经公司总经理或本地事业部经理、本地事业部人力资源经理的批准，公司有权立即解除违纪员工的劳动合同：其他严重违反与礼品、款待和花费有关的公司规定的行为；默许、鼓励下属的严重违纪行为……"《礼品、款待和花费的修订政策》规定："500元及以上的花费必须使用信用卡支付，现金仅限于500元以下的消费，如有例外情况，员工必须获得直线经理的审批，同时例外情况必须控制在最低频率。"公司称陈某超过500元的26笔报销均发生在某餐饮店，而陈某提供的报销凭证却是某宾馆的发票。

　　一审、二审法院经审理认为，员工提供的发票虽存在开票单位与实际消费场所不一致的问题，但员工在报销凭证中均已备注被招待人员的姓名及人数，上述花费属于《礼品、款待和花费的修订政策》规定的例外情况，员工的费用报销已按规定流程通过上级审批，不应以此认定员工违规报销。故，法院认定公司违法解除，判决公司继续与陈某履行劳动合同。

　　贾某2003年9月进入某制药公司工作，任高级医药代表，双方最后一份劳动合同约定期限至2015年9月。2013年3月公司通过快递告知贾某，公司以贾某2012年有虚假报销行为为由解除了双方的劳动关系。2013年9月，贾某申请劳动仲裁，要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。仲裁支持了员工请求，公司不服裁决起诉至法院。

　　一审法院认为，根据报销记录记载，贾某每次向公司申请报销餐费，其均提供了餐费发票、pose签购单以及所点菜品的对账单，上述单据相互印证，可以证明员工确系发生了餐饮消费的事实，而公司对此也通过审核，同意给予了报销，故现公司再主张贾某上述报销系虚假报销，缺乏事实依据，难予采纳。且，贾某在每次报销的过程中，其均向单位提供了相应凭证，而公司经审核后，也从未提出过异议，故由此可见，公司对员工的报销形式实际一直是认可的。故，一审法院判决公司需支付员工违法解除劳动合同赔偿金。

　　公司不服一审判决，提起上诉辩称，员工在费用实际发生后，将票据递交给总公司，同时在电子系统中提交申请和说明，之后将票据和批准的申请一起交给财务，财务对金额进行形式上的核对，对这些费用是否实际发生不进行审核，只是在之后公司会进行随机抽查，发现虚假报销才进行处理；2012年整年，贾某以餐饮费用名义共计报销90，000余元，但其递交的是服务行业发票，虽然写的是餐饮服务，但并未实际发生消费，开具这些发票的五家企业没有经营餐饮的场所和资质。二审法院告知贾某在时限内提供争议餐饮发票消费地址，贾某书面答复时间太久记不清楚。

　　二审法院认为，公司为了加强企业财务报销制度管理，对员工申请报销获取钱款并以入账凭证进行抽查、核验，这是公司行使有效的事后财务监督权。公司在检查贾某报销中发现的种种不正常现象足以使公司对其报销凭证的真实性产生合理怀疑。对于虚假报销的发票无论是处于企业领导审核的层面上，还是已经报销入账，只要公司发觉报销的发票所记载消费事项、金额是不真实的，有权根据报销人的情节轻重，并依据相关规定作出处理。当公司对入账的报销凭证进行查核后认为员工存在虚构消费事实时，员工应提供具体消费地点供公司核查。贾某在一年之内在几家企业进行餐饮消费，金额高达90，000余元，却未指明消费地点，应承担举证不能的法律后果，即贾某诉称已实际发生餐饮消费无法被人民法院采信。二审法院据此改判公司合法解除贾某的劳动合同。

　　虚假违规报销，以报销事项和报销发票为要素，通常可以划归为三类不同情形：第一类，报销事项真实发生且与公司业务相关，报销发票也真实，但违反报销制度，如购买制度规定不能报销的商品或服务、提供冲抵发票等；第二类，报销事项真实发生，但员工提交的是虚假、伪造的发票；第三类是报销事项本身是虚构的，如将私人消费虚构为公司业务支出，或编造不存在的消费事实，此时，不论员工提交的报销发票是否是真实发票。

　　以上三类情形，虽在公司规章制度中都归于虚假违规报销之列，但在司法实践中，如员工虚假报销得到了用人单位的审核，人民法院的态度却是截然不同：

　　第一类报销，现实中有大量企业存在明示或默示，允许员工在报销时使用同等或更高金额的同类型冲抵发票，这使得法院对该类虚假报销的容忍度较高，在该类报销经过公司审批的情况下，如案例一所示，法院倾向于不认定员工虚假违规报销。

　　第二类报销，相比第一类报销，员工提交虚假、伪造发票行为背后的主观恶性更为严重。但，企业可通过登录税务机关网站比对票面信息的网上查核方式，以及从连号、时间顺序等基础票面信息，发现发票存在虚假、伪造。此类报销却通过了单位审核，在其间单位存在着疏忽大意、审查不严、甚至是故意纵容的过错，从一定程度上减轻员工的过错。此时，单位若要以严重违纪为由，合法解除员工，则需要从其他方面加深对员工过错的认定，如金额较大或次数较多。

　　第三类报销，是三类报销中，员工主观恶性最大、违纪程度最为严重的一种。即便是，员工主张报销已通过单位的审批、报销款项已经发放等理由，在单位做到充分举证时，如案例二的情形，法院会认定员工的这些主张仍不足以改变虚假报销行为的严重违纪定性。

　　合规报销是企业合规管理的重要组成项目，企业只有对全球的合规规定做本地化的加工，规范在企业规章制度中，才能使其成为企业推行合规管理的有力工具。具体到虚假报销管理上，以下四点建议供企业参考：第一，规章制度应全面覆盖各类型的虚假报销，做到有章可依；第二，针对不同类型的虚假违规报销，规章制度应区分适用不同的惩戒方式，如，对于主观严重性较低的第一类报销情形，或是经过企业审批后的第一、二类报销情形，给予员工口头、书面警告，做到惩戒轻重有度；第三，对于多次受到警告的员工，设置累犯处罚条款，累积数次警告后企业可以作单方解除；第四，针对主观恶性严重的第三类报销情形，企业需要注意，在单方解除前必须收集好违纪的完整依据，而不能使用解除后新发现的事实材料。