内容提要：企业印章管理不善会引发重大法律风险，本文全面梳理了有关印章的法律规定，从实际有关印章的判例出发，总结了中小企业印章管理的主要法律风险并对如何管控相关法律风险提出了合理建议
关键词：印章 法律风险 管控措施
一、问题的提起
企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。企业印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，因此，做好企业印章管理，防范不规范使用印章带来的法律风险十分重要。然而在实际经济生活中，很多中小企业对印章管理不重视，因而造成了很多不良后果，有的甚至影响到了企业的生存和发展。笔者在日常执业过程中接触和了解到很多相关实例，痛感做好企业印章管理从而防范相关法律风险的重要性，故想将相关心得与大家分享。
二、实务中中小企业印章管理主要法律风险提示
1、目前有关企业印章管理风险的法律法规解读
（1）《合同法》及合同法解释二关于公司印章的直接规定及简析
《合同法》及合同法解释二共有7条规定涉及公司印章，分别为
“总则”中的第32、35和37条；“第二十章仓储合同”中的第386、387条；以及合同法解释二第一部分“合同的订立”的第4、5条。主要涉及三个方面的内容：一是加盖公司印章是合同的成立依据之一，加盖的时间作为合同书成立时间的依据或节点；二是加盖公司印章的地点作为合同签订地认定的依据；三是加盖公司印章是仓单或者转让提取仓储物的权利的强制可选择外观表达形式之一。可见在合同领域，加盖合法有效的企业公章意味着公司对合同内容的确认，合同即告成立，而依法成立的合同，自成立时生效。因而除非有无效情形存在或法律规定应办理批准登记手续，在合同书上加盖公章即可使合同生效从而约束双方当事人。
（2）《合同法》《民法通则》及相关司法解释对印章管理的间接规定
《民法通则》第43条及《民通意见》58条规定了企业的法定代表人和其他工作人员以法人名义从事的经济活动，责任归于企业。而在实践中“以法人名义”多表现为加盖公司印章。
《合同法》第50条则规定法人或其他组织的法定代表人、负责人即使超越权限订立合同，但如相对人为善意的，责任仍应归于企业。即法学理论上所称“法定代表”，也就是前述人员如擅自使用公司印章签署相关合同，如相对人为善意，则合同责任由企业承担。
《合同法》第49条、《最高人民法院关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》12-14条规定了“表见代理”制度，即无权代理人以企业名义订立合同相对人善意无过错情况下责任全部归于企业，在现实生活中多表现为企业对授权代理人印章、或盖有企业印章的介绍信和空白合同未及时收回而被人擅用的情形。
《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第4-6条对借用、盗用单位的公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以及私刻企业公章和企业承包、租赁经营合同期满后还有企业未及时收回公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书等情形下，即使在相对方存在一定过错的情况下但如不是明知，不构成表见代理情况下，单位如有过错仍要承担相应过错责任。
（3）《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《公司登记管理条例》以及各省市《印章刻制管理办法》
相关法律法规对印章样式、刻制审批手续、刻制程序、销毁及更换程序均作出了较为详细的规定。其中要求企业登记后凭营业执照及相关证件经公安机关核实登记后委托有资质的机构刻制公章，“因单位或者机构名称变更或者公章损坏，需要重新刻制公章的，按照本办法第七条的规定重新办理刻制手续；新公章刻制后，原有公章作废，并予以封存或者销毁。公章被抢、被盗或者因其他原因丢失的，应当立即向原办理刻制公章材料核实的公安部门如实报告，并在所在地设区的市以上公开发行的报纸上声明原公章作废；需要重新刻制的，凭作废声明按照本办法第七条的规定办理刻制手续。重新刻制的公章应当与原公章有明显的区别。”
2、目前中小企业印章管理乱象及法律风险提示
现象1：企业无严格印章保管、审批、使用制度，印章使用混乱、缺乏有效管控体系，没有完备的用印记录。
主要法律风险：如出现公章被私盖、合同上不加盖公章和合同专用章却加盖如财务章、采购章、项目部章等公司印章不规范使用情况下，企业无法证明与公司无关或为他人私盖，最终企业必须承担合同责任
案例警示：湖南省常德市中级人民法院（2008）常民三终字第42号湖南星大建设集团股份有限公司与李建标买卖合同纠纷上诉案
法院认为：本案中，星大公司在与李建标签订的《水泥供应合同》和向李建标出具的三份收取水泥的收据上加盖的虽系技术专用章而非星大公司的合同专用章，不符合签订买卖合同的一般原则和规定，但系星大公司自身在管理方面存在的漏洞所致；现星大公司不能提交相应的证据，证明合同及收据中所涉印章与其公司无关，也不能证明印章是李建标私自加盖的，故应认定在合同和收据上所加盖该印章的行为，是星大公司的行为，对由此所产生的法律后果，依法应当由星大公司承担。
现象2：企业刻制不必要印章导致风险增加，如刻制部门章、分公司章、分支机构章、项目部专用章、采购专用章等等
主要法律风险： 《中华人民共和国民法通则》第四十三条规定，“企业法人对它的法定代表人和其他工作人员的经营活动，承担民事责任”，如企业工作人员使用相关印章私自签订合同、对外担保等，除非企业能够证明与公司无关或为他人私盖，同时还不构成表见代理的情况下，企业才可免责，对于企业来说这个证明责任很重，因此经常企业要想免责十分困难。
案例警示：（2013）苏商终字第0216号 扬州辉隆物资有限公司与江西省城建建设集团有限公司、天长市九方建材厂等买卖合同纠纷二审民事判决书
法院认为： 本案中，2010年5月11日，王明山代表南京分公司与张士和订立《协议书》，将南京分公司在安徽天长包括其他地区的经营权交给张士和全权经营并收取管理费。南京分公司还向张士和出具任命书，任命其为南京分公司代理人，并提供刻制公章的证明。综合以上行为，应认定张士和与南京分公司之间系委托代理关系。张士和与辉隆公司订立《钢材买卖合同》，加盖南京分公司出具的印章，有南京分公司授权，张士和签订合同的行为应视为南京分公司行为。 因江西建设公司对南京分公司的设立是事后明知和认可的，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国公司法》的相关规定，江西建设公司应对南京分公司设立期间对外经营的行为承担相应的法律责任。张士和代表南京分公司与辉隆公司订立钢材买卖合同，系有权代理，合同有效，现南京分公司已被依法撤销登记，故江西建设公司应对南京分公司所欠货款承担还款责任并依据合同约定承担相应的违约责任。
现象3：企业除备案公章外 存在同时使用多枚公章
主要法律风险：企业在过往曾经使用多枚公章，如除备案公章外其他公章被私用，除非企业能够证明与公司无关或为他人私盖，同时还不构成表见代理的情况下 ，企业都需承担相应法律责任，这种情况下企业很难能提出有力证明。
案例警示：上海市第一中级人民法院（2005）沪一中民四（商）终字第863号上海源颐贸易发展有限公司与东莞市金富士食品有限公司买卖合同纠纷上诉案
法院认为：双方的争议主要是金富士公司在2004年7月以后有否继续向源颐公司供货以及2005年2月的对账事实是否存在。双方的销售合同约定，金富士公司接到源颐公司的要货计划传真后，通过长途运输向源颐公司供货；除铺底货物之外，源颐公司应在发货之前将货款汇入金富士公司账户；双方每月底通过传真对账，源颐公司核对无误后应签章回传给金富士公司。该合同约定符合异地交易习惯，双方也按约定作了履行。金富士公司在原审提供了五份对账传真件及两份要货计划传真件，上面源颐公司的签章各有不同，有的是方型的财务章，有的是圆型的公章，公章也有大小不一的情况，说明源颐公司的签章比较随意。现源颐公司上诉称，2005年2月24日对账单上的章比其使用的公章小，但该对账单与2003年11月对账单上源颐公司的章相一致，该签章与合同上的章不符的结果应由源颐公司自己承担。源颐公司认为2005年2月24日的对账单上的公章是金富士公司伪造缺乏事实依据，本院不予采纳。源颐公司上诉还称，2004年11月、12月的送货事实不存在。本院认为，该送货事实不仅有2005年2月24日的对账单所证明，还有金富士公司于原审提供的送货回执单等证据佐证，送货回执单均由源颐公司盖章签收，能证明源颐公司已收到货物。综上所述，源颐公司拖欠货款不付，已构成违约，原审法院判决其应支付货款并无不当，本院予以维持。
现象4：企业公章被随意带出，公章丢失、被盗取、作废后、保管人离职后不及时采取相关措施，导致公章被私盖
主要法律风险：1、对方当事人善意情况下，因表见代理承担全部责任，无权代理人使用公章进项相关活动如对外签订买卖合同、担保合同等，因具备一定的权利外观、且相对人尽到了足够注意义务的，公章使用的后果归于企业。《合同法》第49条规定，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。2、对方当事人有过错情况下，因企业自己有过错承担过错责任，《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》关于借用、盗窃介绍信、合同专用章、盖公章的空白合同书以及承包、租赁期结束后未及时收回介绍信、合同专用章、盖公章的空白合同书做出了专门规定，单位需证明自己没有过错，否则仍然要承担合同责任。
案例警示：最高人民法院二审（ 2008）民二终字第 124号兴业银行广州分行与深圳市机场股份有限公司借款合同纠纷二审案
法院认为：本院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》规定：“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该过错行为所造成的损失，依法应当承担赔偿责任。” 崔绍先系深圳机场公司的董事、总经理，在本案发生期间主持深圳机场公司的日常工作。崔绍先伙同张玉明、李振海等人为偿还骗取的其他商业银行的到期贷款，亲自与兴业银行广州分行人员商谈贷款事宜，提供虚假文件和伪造的董事会决议，指使李振海以私刻的公章代表深圳机场公司签订授信合同和贷款合同，并在其后亲自使用私刻的公章与兴业银行广州分行签订了借新还旧的贷款合同，使兴业银行广州分行误以为崔绍先是在履行职务行为，贷款系深圳机场公司所为，从而造成 2． 25亿元骗贷最终得逞。上述情形之所以能够发生，崔绍先利用其特殊的身份参与骗贷活动固然系主要原因，但也与深圳机场公司规章制度不健全、用人失察、对公司高级管理人员监管不力密不可分，故深圳机场公司在本案中具有明显过错，应依法对兴业银行广州分行的损失承担主要的赔偿责任。
三、中小企业印章管理法律风险管控措施
从以上实务案例可以看出，企业印章管理法律风险主要是企业印章被私盖而导致企业承担本不应该承担的责任，因此企业印章管理管理法律风险防范的核心工作是：（一）如何防范印章被私盖？（二）如果印章被私盖，如何免责或将损失降到最低？
（一）如何防范印章被私盖？
1、 企业应建立完备的公章管理制度，规范企业从申请刻制、保
管、使用审批、作废、换章等行为流程，并严格执行相关制度，并做好完备记录，对每一次盖章都做到有记录可查。
2、 企业除必要的公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章
外，如无必要，尽量不要刻制如分公司章、部门章、采购专用章、技术专用章等并非完全必要的印章。
3、企业要对公章使用过程高度重视，如分级审批、审盖分离、专人保管、带出严格审批、规范交接流程、及时作废等。
（二）如果印章被私盖，如何免责或将损失降到最低
1、 及时提交公司备案印章样式、公司完备印章管理制度、公司
印章使用记录等相关证据材料证明自己管理无过错或过错较小；
2、及时提供公安报案记录、报纸公告、告知函、遗失声明、作废声明等相关证据证明自己无过错；
3、现实中，法院并不会简单因为一枚印章就认定相关合同效力，因此，企业一定要尽量多提供相应证明合同与自己无关的相关证据并对对方相关要求提出抗辩，要求对方提供足够证据证明合同关系。
