1. 合同编码台帐是合同的花名册，便于实现统一管理，避免各部门各自为政，合同文件散乱。

1.1合同编码可以统一由印信管理部门、档案管理部门或专门的合同管理部门负责编制;

1.2印信管理部门必须依据编码进行合同章、公章的用印管理，没有合同编码的合同不得加盖印章。

1.3档案管理部门(编码部门)根据编码进行合同归档管理，规定编码后特定时间内必须归档，否则要写说明申请延期，经授权人员批准后方延期。

1.4 合同编码是合同的身份证号码，所有与合同相关的信息可以通过编码建立联系，便于实现erp系统上统计和查询。

1.5 为合同履行跟踪工作提供关键的查询线索。

2. 合同编码不能过于简单，最好能反映流程管理思想并且体现合同本身的法律属性

2.1 合同编码应包含公司名称信息，特别是集团企业，下属公司众多，合同编码一定要反映出所属的公司。

2.2 合同编码应反映出此项业务所属的管理流程，如营销流程、产品流程、财务流程、人力资源流程和行政办公流程等，原材料采购合同属于产品制造流程，劳动合同、招聘广告合同属于人力资源流程。

2.3 合同编码应反映合同的法律属性，如买卖合同、施工合同、租赁合同等。当然，考虑到企业本身在交易中的地位，原材料采购业务的买卖合同可以定义为采购合同，销售产成品的合同可以定义为销售合同。

2.4 合同编码应反映合同的具体标的，如采购生产混凝土用的原材料砂子的合同，编码中应保含砂子的信息，这个可以考虑和本企业的存货编码相结合。

2.5 多项目、多产品线的企业，合同编码还应反映合同所属的项目或产品线，同时考虑到跨项目、跨产品线的合同如何编码。

2.6 最后，企业应当根据上述原则和本企业特点，编制一套编码规则，便于编码人员统一掌握、使用。?