科技的发展使我们的通讯方式多元化,电话、微信、qq、电子邮件、快递等等,形成了一个从语音到纸质文书到数据电文的通讯体系。纷繁的通讯方式更突显了通讯条款的重要性。合同通讯条款并非仅仅留个通讯地址那么简单,其涉及(1)意思表示的通知方式,(2)意思表示的证据存留,以及(3)诉讼文书的送达等。比如催收债务以中断诉讼时效,需要提供催收的证据证明催收行为的存在。下面对常见的通讯方式作逐一分析和建议:
1.确认合同双方电话号码。电话号码可通话和短信,通话虽口说无凭,但必要时可录音,短信则以数据电文的形成存留,可做证据使用。
2.确认合同双方微信号。微信号具有唯一性,虽可一年一改,但改动都在腾讯后台系统有记录,且一般人也不会频繁改号。
3.如双方惯例使用QQ通讯,则确认双方qq号。qq号具有唯一属性且不可变更,只不过它的大部分功能已为微信所替,大部分人已不常用。
4.确认双方电子邮箱账号,且最好以正文而不是附件的形式发送信息,如必须以附件形式发送,注意附件是否可永久保存。
5.确认双方通讯地址。通讯地址不仅可为双方的通信之址,更可作为诉讼/仲裁文书的送达地址,提高诉讼的效率,因为当对方地址不明无法送达时,一次公告送达就费时两月。如需作为证据,注意保存邮单及快递公司官方网站送达记录。