一、签署有效的书面合同
虽然法律规定合同也可以口头形式达成，而且不签合同也并不等于事后就一定追不回货款，但为避免债务人事后抵赖不承认或狡辩，签署一份有效的书面合同还是非常有必要的，特别是在围绕容易发生争议的产品规格型号、质量标准、数量、价款以及付款期限、违约责任等方面，要制定、签署有效的条款内容，以客观界定责任，避免事后债务人以质量问题、逾期供货等借口来逃避、推脱逾期付款责任。
另外，出于减少诉讼成本和避免债务人地方保护主义的诉讼风险，合同要作出发生争议债权人所在地法院有权管辖的有利的相关司法管辖约定。
一份有效的书面合同是追究债务人的合同责任，有效制约债务人以及债权人主张货款的有力证据，是安全、有效的追讨货款重要条件之一。
书面买卖合同包含的主要条款有：
1.合同定义；
2.法律适用及法律冲突规范；
3.标的物的基本状况；
4.定金的性质及处理方式；
5.价款及支付方式；
6.标的物运输和交付方式及费用承担；
7.保险条款；
8.标的物风险转移和所有权保留；
9.付款期限和方式；
10.标的物瑕疵声明和保证；
11.质量异议和通知方式；
12.质量保证期限；
13.质量问题的解决方式；
14.维修责任；
15.随附义务及他权利和义务；
16.保密条款；
17.知识产权归属；
18.合同效力的特别约定和丧失；
19.合同解除的约定条件和解除权行使方式；
20.不可抗力及其后果；
21.违约责任；
22.通知和接收方式；
23.争议解决方式；
24.文本和标准；
25.合同附件和效力；
26.其他。
二、核实、收集债务人的主体身份信息
实践中，因为事前未加留意核实、收集债务人主体信息，事后导致无从查找债务人，从而无处追讨货款而造成损失的案例是存在。在建立业务关系的时候，可能是通过亲戚、朋友的介绍，自己对债务人个人或公司并未做过仔细的了解、或是经误导陷入错误的认识，等到事后发现情况不对时，已是无从查起，无法核实。
详实的债务人主体身份信息，是债权人事后能启动诉讼方式来催讨货款的前提性条件，也是能否安全、有效的追讨货款的关键性条件之一。在签署合同、建立业务关系时，应尽量核实收集债务人真实的主体信息。债务人为个人的，应注重收集有关债务人的家庭住址、真实姓名、身份证号码等信息，让对方提供身份证复印件。债务人为公司的，则应核实公司登记的真实名称、办公地址、经济状况，提供公司的营业执照等复印件。
审查买卖合同法人或者其他组织当事人的基本情况，包括以下内容：
1.法人或者其他组织的名称；
2.法人或者其他组织的注册地址及实际经营地址；
3.分支机构状况；
4.认缴注册资金及期限、实收资本、投资额及履行期限；
5.股东、投资人的基本情况；
6.管理人员的基本情况；
7.有限责任、无限责任等承担经营风险的形式；
8.登记注册的经营范围及实际经营范围；
9.经营期限；
10.经营资金的来源、经营及盈利状况；
11.其他需要审查的情况。
三、形成有效的供、送货凭证
供、送货凭证是证明履行合同状况的直接证据，是供需双方事后进行货款结算的直接凭证，特别是在双方未形成对账的情况下，是债权人主张货款的最有力证据。供、送货凭证的完善、有效与否往往直接关系后续的货款追讨。但在实践中经常出现数量、规格记载不清，内容混乱，供、送货凭证数量不全，货物的实际签收人混乱身份无法证明等情况以致未能形成完整、清楚明确的有效凭证，这给事后结算货款、追讨货款带来了很大的风险。实践中常常因为供、送货单存在上述种种缺陷，缺乏证明供、送货事实的法律有效性而遭到债务人否认，最终未能得到法院的认定而遭到损失。
四、及时对账
交易过程中，若发生供、送货凭证遗失、数据不对，或者出现质量问题争议等情形，通过对账可以解决双方对于应付货款金额及相关争议的不同意见，形成有效的债权凭证，保证债权人后期维权的合理、合法性。
在未签订书面合同或者事前未能形成有效的供、送货凭证的情况下，事后的对账将是一个重要的防范货款结算风险的有力补救措施，这也是关系到能否安全有效的追讨会货款的重要条件之一。实践中，千万要注意把握好对账的时机，尽量避免在事后催讨不成情况下再来提要求对账，以避免债务人警觉，出现拒绝对账的风险。
五、保存债权债务凭证
实践中经常会出现合同遗失、供货单缺损等情形，这给事后的追讨货款带来很大的诉讼风险。因此，要特别注意保存好有关交易合同、供/送货清单、对账单、欠条、银行进帐单的付款凭证、补充协议、还款协议等可作为证明合同关系、债权债务关系的事实证据，以便在事后快速、安全、有效的追讨货款中发挥有效的事实证据作用。
除书面合同外，下列证据，也能够证明双方交易方式、交易习惯以及合同关系的成立：
1.送货单、收货单等交货凭证；
2.结算单、发票等结算凭证；
3.对账确认函、债权确认书、对账单等债权凭证。
