劳动关系解除用人单位可以扣档案吗？

       （以下用的化名）

张明是济南一所高校的研究生，在2004年6月份研究生毕业后被上海一家单位聘用，签订了三方协议书，双方订立了劳动合同，约定合同有效期为3年，试用期3个月。同时约定，若任何一方未按合同期限履行完合同，在合同期内解除劳动合同的，必须向对方支付20000元的违约金。两年后，张明决定出国留学并向单位领导说明情况，要求解除劳动合同，并同意按合同约定支付违约金。单位表示可以解除劳动合同，但是毕业回国后张明必须再回单位上班，对此，单位将与张明签订协议。张明不同意单位的要求，认为只要自己按合同支付了约定的违约金即可解除合同。单位做出决定，如果张明不签协议，单位将把其个人档案暂时扣留。张明认为单位扣留其档案的行为违法，立即向劳动争议仲裁委员会提起申诉。

那么，劳动关系解除用人单位可以扣档案吗？本期劳动关系下午茶，易才劳动关系顾问易博士认为，本案中单位的做法是错误的，应给予纠正。此外，由于本案例的时间是劳动合同法之前，用人单位可以与员工约定违约金，是有效的。但从2008年1月1日之后，用人单位和员工约定违约金是有限制，不可以随意约定。

近年来，随着人才流动越来越自由，很多企业面对留人难的情形，想了各种各样的办法，也因此导致很多法律纠纷。其中档案纠纷就是其中较常见的一种，不论是国有企业，还是事业单位与其员工皆可能发生档案纠纷。正常情形下，人事档案本身内容并不属于劳动合同约定之范畴，但人事档案纠纷的背后，其实往往与用人单位和劳动者的其他权益争执纠缠在一起，例如与服务期约定、特殊待遇、培训费纠纷、竞业禁止问题等联系在一起。可以说近年来档案纠纷的出现和增多，事实上是上述纠纷的折射而已。

    可能在改革开放之初，档案问题更多地是政策问题，但到了今天的社会中，已经基本有法律和政府规章的法律文件，对档案问题制定了很多法律规定，已经可以做到有法可依。

    首先，从程序的角度分析。根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第五条的规定，“劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后，请求用人单位返还其收取的劳动合同定金、保证金、抵押金、抵押物产生的争议，或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续产生的争议，经劳动争议仲裁委员会仲裁后，当事人依法起诉的，人民法院应予受理。”我们可以看出，法院已经可以单独受理单位拒绝转移员工档案的案件了。

    其次，从实体法的角度分析。《劳动合同法》第50条对此做了概念性的规定，“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”，虽然此规定还不够具体和细化。

    最后，从部门规章的角度分析。原劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。易才劳动关系顾问易博士特别提醒，从法律冲突的原则来说，该规定的期限长于劳动合同法的规定，应遵守劳动合同法的规定，即用人单位应该在15日内完成转移手续。

    因此，易才劳动关系顾问易博士认为，本案用人单位扣留个人档案的行为是违法的，必须纠正。此外，由于本案例的时间是劳动合同法之前，用人单位可以与员工约定违约金，是有效的。但从2008年1月1日之后，用人单位和员工约定违约金是有限制，不可以随意约定。