你还在做Win式文档管理吗?真的OUT了|iCourt
编者按：
从有形化的角度上来讲，律师提供的法律服务无非是诸如法律意见书、诉状、尽职调查报告等业务文档，文档的重要性可见一斑。目前，大多数律师使用着传统Win式文档管理法，但却无法解决多个修改版本文件混淆，文件丢失，甚至是电脑被病毒攻击时束手无策的情况。对于追求极致的律师群体，在文档管理上，是不是该寻找一个新的出口?
律师不是人，而是一个一个的文档
律师提供的是法律服务不是什么玄幻无形的东西，直接体现为林林总总的业务文档，比如法律意见书、诉状、尽职调查报告等等。
从这个角度来说，文档就是律师最宝贵的「资产」。但遗憾的是，我们对于这类最宝贵资产，却用着最漫不经心的管理方法——Win式文档管理法。
所谓的Win式文档管理法是windows环境下的文档管理方式：
第一步划定存贮区域，
第二步建立文件夹，
第三步设计文件夹命名规则，
第四步梳理分类文档并归入相应的文件夹。
Win式管理法在「业务不多，文档数量较少、关联度不大」的情况下可以满足律师(团队)的文档管理需要。
但当前的环境已经发生变化，新的环境对文档管理提出了新的疑问：
电子文档取代纸质文档，网络安全成为文档管理的首要挑战，如何才能确保文档安全?
业务数量、复杂度提升，面对海量的业务文档，如何才能做到「又快又准」地检索调用文档?
律师行业的团队化、协同性、流程化趋势增强，文档管理如何实现「协同编辑、团队共享、合乎流程」的功能?
知识变现成为行业趋势，而承载知识的文档如何管理才能更好地实现知识变现?
在这四重问题的驱动下，传统的Win式文档管理方式已经日薄西山，律师须要寻找新的文档管理方式，更迭传统的Win式文档管理法，下文将介绍1+1文档存贮法、多维文档调用体系以及一体化文档管理体系。
1+1文档存贮
首先是安全问题。前段出现了WannaCry勒索病毒，这也为我们敲响了警钟。Win式文档管理多是以移动硬盘、电脑终端作为文档存贮的载体，而这种文档存贮方式一旦遇到病毒，其结果只会是「香消玉殒，片甲不留」。
对于这个问题的解决，Alpha的产品经理郑玮专门写过一篇文章《不用害怕病毒勒索，这个文档库可以保护你的文件》，提出了「云端存贮」的解决方案，「通过改变文档存贮介质隔离病毒」。
文档的云端存贮，比如Alpha采用的SaaS模式，是由阿里云这类云存贮专业公司提供服务器支持和网络安全保障，相较于传统的移动硬盘、电脑终端存贮，其安全性要高好几个等级。
不过单纯依赖云端存贮，会将文档命运过分依赖云端存贮公司，所以最稳妥的做法就是1+1，一份云存贮+一份终端备份。
多维文档调用体系
文档的价值不在于存贮而在于「调用」，调用次数越多，文档的价值越大。而传统的Win式文档管理最大的弊端就是文档调用比较困难。因为Win式文档管理下，文档名是Windows环境下做文档检索的唯一维度。不管是人工点开文件夹也好，还是通过Winsows提供的文档检索也好，我们只能通过文件名检索到目标文档。
这种一维检索所产生的弊端是我们很难对一个文档进行多维度分析。正如深圳盈科所的镐赞律师在其《青年律师，你理解Mac和Win在文件管理思维上的区别吗?》这篇文章中提到的：
基于这个痛点，镐赞律师提出了Mac式文档管理的解决方案，借助Mac电脑的文档标记、类型存贮、智能文件夹、Spotlight搜索功能建立文档的多维调用体系。
但这种方式还不是最优的调用方式，在Mac式文档管理的基础上，借助Teambition可以实现文档调用的TB(TeamBition)式优化。Teambition这款软件提供了文件夹层面、标签层面和任务层面三重不同维度的检索体系：
首先是文件夹层面，Teambition中设置了文件库模块，我们可以在文件库中创建文件夹存入文档，并可以对文件夹做不同色彩的标识。这点和Win式文件管理方式相同