某大型集团企业由于分公司每年有相当多数量的合同需要审查，其法务人员和外聘律师均十分忙碌。有次通过合同质量抽查发现各分公司的合同质量参差不齐，某些合同甚至存在明显的低级错误。该公司的法务人员和外聘律师虽然终年忙碌，但仔细观察不难发现他们的许多工作都是低效的重复。每遇到一份新合同需要着手审查，对他们来说都是一个全新的开始。不仅合同的工作效率无法提升，合同内容的质量也很难得到保证。归根到底还是源于公司对合同管理较为随意，没有对合同进行标准化的管理和形成统一的业务规范。这家公司的法务找到我们求助：“我替客户管理合同，每天都有大量的合同需要进行修改，因此感到非常累，有什么好办法可以提高我的工作效率呢？”
王律师得知后分享了他为一家外资企业服务的真实经历。刚入职这家企业的第一年，他每天都在起早贪黑的工作。但与其他人不同的是他在工作的同时一直整理着这家公司的合同体系，分析和总结同一类的合同都有哪些条款上的优势与劣势。只要一有时间，他就会去整理这个体系，其中包括标准化的文本，甚至把标准化的文本再细分为A、B、C等。例如A适合哪种情况，B又适合哪种情况…都有清楚的划分。一年半以后，他开始有更多的时间和精力去研究交易当中更加细致的内容以及相关法律环境、交易中过去出现过的问题。他是怎么做到的？那是因为前面他花了一年的时间把合同工作完全标准化了。当有人再向他要哪份合同的话，他可以直接把合同编号告知对方，详细到能说明公司合同库里哪个编号的合同适合具体的某种交易。面对新的合同，他也不需要把每一份合同从头到尾的看、翻来覆去的修改。王律师传授的这个工作方法，真正践行过的人会发现十分见效。因为他们已经不是趴在合同条款上来看条款，而是站在法务总监的高度来针对不同的交易匹配不同的合同、从全局看公司整体需要哪些交易、这些交易都带有什么样的特征等。
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