深圳xx食品工业有限责任公司
合同管理制度
第一节 总则
第一条 为了实现依法治企，促进公司对外经济活动有序、规范开展，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，结合公司实际，特制定本管理制度。
第二条 本规定所称“合同”是指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件，包括且不限于买卖、借款、租赁、担保、保险、建设工程、技术开发、咨询、服务等方面的合同、协议、契约、确认书等，不包括劳动合同。
第三条 公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第四条 各部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。
第二节合同的签订
第五条签订合同，必须遵守国家的法律、政策及公司的相关制度。
第六条凡国家或公司有标准或示范文本的，应当优先适用，并按照标准文本或示范文本的要求填写。如无国家或公司标准示范合同文本的，合同承办部门可根据具体交易情况起草合同文本或者采用对方提供的合同模板。
第七条合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担，对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款条款、违约条款等，须向公司财务部法务专员咨询，保证用词准确，没有歧义。
第八条 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有授权委托书的代理人。代理人必须对公司利益负责，忠实于本职工作，在授权范围内行使签约权。(授权书范本到财务部法务专员处领取)
第九条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。具体包括：
(一)审查对方民事行为能力：
⑴对方为个人的,须审查对方身份信息,确认其具有完全民事行为能力。
⑵对方为法人的，须审查以下内容：
①是否依法成立，具有名称、组织机构;
②是否有固定的经营场所和必要的设施;
③是否有符合国家法律规定并与其生产经营和服务规模相适应的资金数额和从业人员;
④是否能够自主经营、自负盈亏，独立承担民事责任;
⑤是否经主管机关审核登记具有营业执照和相关专业资质。
(二)审查对方商业信誉及履约能力
(三)审查对方承办人资格。包括：身份信息、对方单位出具的委托证明、代理权限范围。
第十条 签订合同时，关键条款约定须完备、明确。具体包括：⑴合同首尾部：合同双方名称内容与印章内容一致、合同编号、双方地址、法定代表人、委托代理人、电话、开户行、账号、邮编、签约时间、地点等;
⑵标的物条款:产品的名称、性质、类别、型号、规格等;
⑶质量条款：质量标准适用何种标准(国家标准、行业标准、样品标准等);
⑷数量条款：数字、计量单位、计量方法等;
⑸价格条款：总价、单价及总价构成，运输费、装卸费、保险费、入场费等相关费用的约定;
⑹包装条款：包装材料、包装费用的负担、包装物的回收、交货后包装物遗失的处理等;
⑺交(提)货条款：交(提)货期限、地点及方式应明确;
⑻验货条款：验货地点、验货时间、检验标准、验货方法等;
⑼结算条款：结算方式、结算时间、结算地点等;
⑽权利、义务条款：合同双方权利、义务的约定;
⑾违约责任条款：违约追究方式、违约金计算比例等;
⑿议解决条款：争议解决程序及解决方式(和解、调解、仲裁、诉讼)、仲裁机构的约定、诉讼管辖法院(双方住所地、标的物所在地、合同签订地、合同履行地县区级法院5个地方可选其一)尽量约定在公司所在地;
⑿补充条款：针对不同情况作相应的补充(比如货物详情清单等双方认为必要补充的情形)，与其他条款具有同等效力。
第十一条 任何人对外签订合同，都必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、谋取私利。
第十二条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第三节 合同的审查批准
第十三条 合同在正式签订前，必须按规定程序上报领导审查批准后，方能正式签订。
第十四条 合同应按以下所列顺序，依次逐级审批：
(一)经办人员填写合同汇签申请表;
(二)经办部门经理审批;
(三)财务部法务专员审核;
(四)主管副总经理或总监审批;
(五)总经理审批。
第十五条 法务专员负责对下列各类合同的合法性、严密性、可行性进行审查，提出法律意见供相关部门参考。
(一)各业务部门提交的采购、销售等合同;
(二)公司领导交办审查的合同。
第十六条 经谈判后需要签订的合同，先由相关部门主管认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出意见：通过、不通过;作出通过决定的合同再提交由法务专员负责审核。
第十七条 上述审批程序，一般为1-2天。特殊情况，经总经理批准可以适当延长。
第四节 合同的履行
第十八条 合同经依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际、全面履行。
第十九条 各相关部门领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，公司将追究有关人员的责任。
合同的变更、解除
第二十条 在合同履行过程中碰到困难的，应先尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第二十一条 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关审批手续。
第二十二条 变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，不得用口头形式。
第六节 合同的管理
第二十三条 公司的合同管理管理部门为财务部。合同承办部门经过合同审批后到总经理办公室或总经理授权的印章保管员处加盖公司合同专用章，经办人应将合同原件交经办部门指定专人及复印件交财务部法务专员保管，按合同类别统一编号，并按照年度整理成册归档。经办部门以及财务部必须建立合同文本的台帐，做好相应的记录，以备查阅。
第七节 附 则
第二十四条 相关人员违反本制度，未经相关审批程序而签订合同的，按照公司奖惩制度处理，给公司造成损失的应承担相应的法律责任。
第二十五条 本制度由总经理办公会审议通过，自公布之日起实施。
深圳xx食品工业有限责任有限公司
二〇一二年七月七日
合同审批流程图
经办人填写合同审批会签表
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部门经理审批
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法务专员审核
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主管副总或总监审批
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总经理审批
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申请盖章、签约
