谭玉婷律师

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关于建立和完善企业合同管理制度的法律意见书

发布者:谭玉婷律师|时间:2015年11月03日|分类:合同审查 |10707人看过

××连锁股份有限公司:

非常荣幸并感谢贵公司领导一直以来对本所律师团队的信任,给予我所律师与贵公司合作处理企业法律纠纷及法律风险防控的机会。在此次贵公司与××食品有限公司、熊××租赁合同纠纷一案的处理过程中,我们发现贵公司在合同管理制度上存在诸多法律风险和漏洞,现就建立、完善企业合同管理制度提出如下法律意见,供贵公司参考采纳。

一、企业合同管理的重要性

企业以营利为目的,而任何利润的获取必然伴随风险。合同是企业从事经济活动,取得经济效益的桥梁和纽带,同时也是产生纠纷的根源,是否订立合同、合同主体是否适格、合同内容是否完善、内容是否体现真实的意思表示、合同内容是否得到完全适当的履行,都直接影响到企业经营活动是否能顺利的开展。

二、企业合同管理中容易出现的问题

(一)不签订书面合同,以订货单、电邮等代替合同引发纠纷

合同是当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业在经济往来中为了省事方便或者出于对客户的信任,而仅凭对方的电话、订货单就进行交易,一旦一方失信,便纠缠不清,引发合同纠纷。

(二)合同主体不合格,缺乏事前法律调查

一份合法有效的合同必须具备应当具备的合法要件,其中首要的一条就是合格的主体。也就是说合同各方必须具有相应的合法的行为能力和权利能力,有权利对合同中规定的内容进行处分。不合格主体出现的情形有:无处分权人、不具备法定资格的民事主体、违反法律禁止性规定,合同主体的不适格将直接导致合同存在瑕疵甚至合同无效从而引发纠纷。

实践中企业与个人或其他组织机构签订的合同因主体不合格而无效的情形很多,其主要原因在于企业本身对法律风险防控不严。企业在签订合同前应认真调查对方主体是否适格,是否系有权处分人,是否有法律规定的资质,是否有真实授权,是否违反法律规定,以减少不必要的法律风险和隐患。此次贵公司与××食品有限公司、熊××租赁合同纠纷一案中,因贵公司工作人员对合同主体的审查不严谨,在法庭上引发了熊××作为合同主体是否适格及授权是否有效的争议。

(三)合同内容不规范、约定不明

1、合同内容条款不完备。签订合同时必须审查合同条款是否完整、合法有效,自身合法利益是否得到体现。企业在签订合同时对合

同标的约定不明确,合同条款不完善,责权利表述不明确,极易被人欺诈,引发合同纠纷。

2、签订合同时缺乏对方单位公章。与单位签订合同时不仅应有对方代表签字,更重要的是要加盖对方单位的公章,否则对方单位否认该合同关系时,无法证明签订合同是单位行为还是个人冒用单位名义。此次贵公司与××食品有限公司、熊××租赁合同纠纷一案,也是因合同缺乏对方××食品有限公司的单位公章,在合同关系的认定上处在非常被动的地位。

3、约定管辖不明确。应尽量约定公司所在地法院为管辖法院,避免纠纷发生时要到外地打官司,多花财力又遇地方保护主义。

4、违约责任约定不明确。违约责任条款系在合同无法履行或合同目的难以实现时对违约方责任承担的约定,其对合同履行是一个保障,对违约责任划分应明确清晰,减少不必要的合同纠纷。

(四)合同履行期间不注意留存证据

在合同履行期间,对方收款凭据以货物清单或仅转账凭证留存财务,没有开具正规发票也没有收款方的签字盖章,在法庭上对方单位或个人否认收到款项时,由于没有发票和收款方的签字盖章而无法证明对方单位或者个人收到钱款,结果导致败诉风险。

(五)、公司内部履行合同的部门脱节导致不利法律后果

公司销售部门与财务部门各行其是,没有人真正对应收帐款负责,导致诉讼时效已过,也没有人真正对应付账款负责,导致逾期支付租金或货款而产生大笔违约金。部门之间没有信息的沟通和职责的衔接,在应收或应付账款过了相当长一段时间后才开始发现,而此时对应收账款可能已经超过诉讼时效而丧失胜诉机会,对应付账款可能依合同约定产生大笔的违约金或滞纳金。

(六)、公司交易来往文件资料保存不善、证据丢失

公司业务人员或者管理人员在交易过程中不注意妥善保管交易往来文件,当纠纷发生的时候,由于文件不全而导致某些交易细节缺乏证据,或者某些文件原件丢失,只保留了复印件。依据法律规定,复印件很容易伪造,因此不能单独作为证据,当对方不承认该复印件时法院难以采信。

三、关于建立和完善企业合同管理制度的法律建议

(一)建立相关制度

企业的合同管理和规范关系到企业经济交易的各个环节,规范的合同管理制度将为企业的业务发展保驾护航。企业应当重视并建立相关的企业合同管理规范,建立客户信用管理制度、格式合同管理制度、重大合同审查制度、合同档案管理制度,以完善合同管理,保证合同自签订时到履行完毕的完备性。

(二)由专业人士起草法律文件和法律文书

企业经济交易往来中涉及的格式合同文本、重大合同文本、授权委托书、法律声明、往来的法律函件应当由公司相关法律专业人士或者外聘律师进行起草和修改,以在事先做好法律防控工作,减少企业经济往来中的法律风险,避免不必要的法律纠纷。

(三)建立业务合同专人负责,法律跟踪服务制度

企业中的大部分合同都是销售部门或者业务拓展部门在谈判后形成和签订的,大多数业务员因缺乏法律专业知识,可能在合同签订时并不能及时准确审查合同签订及履行的法律要件,这就容易导致事后的法律纠纷。故在企业进行业务拓展和合同谈判签订过程中应建立法律跟踪服务制度,让业务员在签订合同时能有专业人士提供法律咨询,提示法律风险,包括事前合同主体的资格审查和合同内容的规范及参与业务的谈判。合同签订后同样应专人负责该合同的履行,避免在履行期间出现因人员更换或者信息沟通不准确导致履行不能或者履行违约的法律后果。

以上关于完善合同管理制度的法律建议望贵司在实践中采纳!

顺颂商祺!

湖南湘晟律师事务所

谭玉婷律师

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