辅德法律诊断之常见严重企业病治疗处方

针对我们所发现的常见企业病，辅德律师给您开出以下处方，请对症下药。

证明债权的证据最直接的是双方对帐的确认清单或公函，没有对帐单的，则要有合同、发票及收货确认单。而向法庭举证时收货确认单如对方对复印件有异议，则要提供有对方授权的签收人的签字或公章原件材料。而且根据最高法院新的规定，证明债权时，只有增值税发票，没有其他收货证明的是不能直接证明债权的。而对于担保责任，法律是有明确规定的，在约定的保证期限内，未向保证人主张权利，则保证人不再承担保证责任。

因此，在面对众多客户，长期发生业务往来的情况下，如何确保公司权益的实现，不单是签定一份完善的合同文本，而是要从公司销售、库房、运输、财务、监察多个部门、多个环节的内控措施上确保，才能真正实现合同目的。

为此，我们提出以下解决措施。

1、    公司一定要组织定期或不定期对公司核心工作流程进行抽察，流程抽察以察原始凭证为主，查看相对应的流程环节是否资料齐全。以及时发现和解决存在问题。

2、    规范公司的合同履行管理制度，并重点检查落实。明确客户信用评定、客户档案管理、担保人信用评定、担保人档案管理、合同的签定、发货、收货确认单的签收要求，收货确认的归档管理、货款回收，帐务核对的详细要求，建立合同管理台帐，对合同履行全过程追踪记录。对于合同原件、客户框架协议、担保文件等重要原始文件必须定期归档，而不能留存在业务人员处。

3、    明确财务部门与销售部门与客户的对帐期限，每月或至少每季度必须核对帐务并收集凭证归档。在核对帐目时，对于有争议的必须要在对帐单上明确标注，无争议的必须予以确定，避免过后再算旧帐。对于帐单截止日的数额是否是以实际发出货为准还是其他需要说明的，必须在对帐单中予以记载。

4、    加强财务记帐管理和检查，双方往来必须有原始凭据入帐，无凭据、无领导审批不得在帐中增减。

5、    对于双方凭据传递必须以双方正式原始文件：指定传真号，指定电子邮箱、或QQ、指定手机联系号，指定收货签字人或相关印鉴。传真必须要求校对传真时间并反映出对方传真机号方为有效，同时，配合传真要求以指定电子邮箱或QQ，再传递相关影印文件。在定期核对完帐务并取得原始凭据后，归入财务和销售档案。电子邮箱必须是属公司注册的公司邮箱并有管理制度，不能属个人，否则人员变化，导致邮箱变化

6、    财务定期向销售和监察发出应收帐款催收通知，尤其是帐期超过半年的，以防诉讼时效、担保时效风险产生。同时对于公司内部人员的借款等应收，也应及时通知，防止帐期过长，扣帐与否核对不清。

以上措施，最为核心的是，要对核心流程的流转是否符合公司要求，达到防范风险的目进行反复检查，发现问题并解决问题是重中之。

以上是我所律师在办理公司业务中发现的常见问题并提出的解决方案，面对因为这类风险，作为律师我们很痛心，很多人没有风险防范意识，把律师只当作打官司的，而很多律师也把自己定位为打官司的，其实律师打官司只是法律服务的一个重要环节，更重要的是如何把风险控制在前，而企业的工作人员，或是企业的老总们也应该有这样的认识，这样才能结合起来真正帮助到企业，也能体现律师的价值。