企业印章是指企业刻印的以文字、图标等表示主体同一性的公章、专用章,是企业身份和权力的证明,也是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,盖有企业印章的文件是受法律保护的有效文件。实践中常有公司印章被有心人士偷抢,或者丢失的情形出现,并由此引发了因公章效力不明而产生的纠纷。那么,当公司的印章因各种原因丢失后,公司到底应当如何处理才更为妥当呢?下面笔者就此问题进行一个简要的说明。
首先应当知道,刻制公司印章是需要特定的程序和履行必要的手续的。通常来说,企业需要拿着税务登记证副本,营业执照副本,法人身份证,先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章,一般需提供以上材料的原件及复印件。同时,刻制公司印章需要满足《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》对公司印章的管理提出的具体要求,即(1)圆形;(2)直径不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行;(3)所刊名称,应为法定名称。如名称字数过多不易刻制,可以采用规范化简称;(4)印章所刊汉字,应当使用国务院公布的简化字,字体为宋体;(5) 其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制;(6)应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
那么当这种按规定经特别程序刻制的印章被盗、抢或丢失了会有怎样的影响呢,公司企业又该如何应对处理呢?
总体而言,印章遗失、被盗、被抢的,应当采取公告的形式声明作废后,重新办理备案刻印手续。事实上,如果确属印章被盗、抢,则该因印章的使用而发生的纠纷,企业不承担相关责任。当出现了丢失情形后,(1)应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明,这样做的原因是公章在公安机关有备案的,所以要先向公安机关报案。(2)持报案证明原件及复印件;工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明,向公众声明公章作废,让其知晓公章已作废。具体在哪个报纸登报声明可询问当地工商局,每个地方规定不同。而且大部分报社都会要求公司全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报,这也为许多公司的公章遗失补办设置了一定障碍。(3)持《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件到公安局治安科办理新刻印章备案。(4)办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了,新刻的印章需要与之前丢失的印章有所不同。(5)最后,就是持以上办理的材料到公安机关指定印章店刻一个新的印章。
从容应对公司印章丢失问题5步法