自2020年始发的新冠疫情至今已进入常态化防控阶段，疫情加速了各类行业数字化办公模式的普及，同时也对数字化办公所形成的电子数据的法律效力带来了挑战。

近日就有有限责任公司客户代表咨询，因疫情防控公司股东无法聚齐，想通过在线视频形式召开股东会，问应注意哪些事项？

应当说，在疫情发生之前，随着《电子签名法》的颁布实施，尤其是《民事诉讼法》首次将电子数据确定为法定的证据形式后，我国的数字化办公就已经迎来飞速发展的时代

近年发生的疫情只不过使相关应用场景变得更加普及。就有限责任公司召开股东会议来说，其召开的形式和法律效力一直受我国《公司法》的严格规范

因此无论采用线上视频还是线下现场的形式召开股东会，都不能违反公司法律和公司章程的规定，否则会议形成的股东会决议有可能被确认为可撤销的或未成立的决议，不产生相应的法律效力。

一般而言，人民法院在审理有关公司股东会决议撤销或未成立的案件中，也是侧重审查股东会的召集程序、表决方式是否违反法律、行政法规或者公司章程的规定

股东会的审议事项和所形成决议的内容是否属于股东会的职权范围等，审查重点在于形式合法性的审查，并不强调合理性的审查。具体的法律约束可以涵盖在会议召集通知、会议召开表决等不同阶段。

会议召集通知阶段，首先应确认公司章程或其他文件没有对以线上视频召开股东会议的形式做出限制；

其次会议应由有权机构或个人召集，《公司法》规定，设董事会的，由董事会召集，不设董事会的，由执行董事召集和主持。

再次要严格按照《公司法》、《公司章程》规定的通知时间、通知方式向股东发出会议通知。《公司法》规定，召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东。

《公司法》未对通知的具体形式作出规定，若公司章程没有特别约定的，通知除可采用当面送达或邮寄纸质版会议通知外，还可以穷尽短信、电子邮件、OA系统、微信等线上方式完成有效通知，并保留相关证据。最后通知应载明股东会议拟讨论的议题，并应在会议通知中具体说明线上接入会议的具体方法和渠道，会议中的沟通、表决方式以及会以后文件签署的方式和要求等。

会议召开表决阶段，首先股东会议应由有权人员主持；

其次出席会议的股东人数或所持表决权应符合《公司法》或《公司章程》的规定，否则无法形成有效决议；

再次审议的事项必须经代表相应比例表决权的股东通过。

公司一般事项经代表二分之一以上表决权的股东通过，《公司法》规定的特殊事项必须经代表三分之二以上表决权的股东通过，线上视频表决可以通过视频录像和会议记录进行结果固定。

最后采用线上视频会议的形式，应当实时形成会议记录的电子文件，由参会股东签名确认。若最终形成决议，则实时形成决议的电子文件，由参会股东签名确认。对决议持有不同意见的，仍应在会议记录和决议内容中有所体现。

因此，在疫情期间，有限责任公司股东可以通过在线视频召开股东会议，以便减少股东的聚集，提高公司的经营决策效率，最大程度保障全体参会人员到会并行使表决权的意愿。

但在线视频会议的召开与决议生效的流程仍然应与线下召开会议时的流程相同，并应采用能够进行录制保存的“实时视频会议”形式，确保证会议能够正常进行，全体股东能够发表意见，股东充分行使表决权，并最终形成合法有效的股东会决议。