摘要：在建筑工程中，合同管理直接关系到工程建设，也是建筑企业能否获得盈利的重要保障，为更好的完成工程合同管理任务。在工程管理中引入信息技术，可以随着工程的进行监督各环节工作。通过合同信息化管理，可以实施全程动态控制，从工程启动到工程竣工，对各环境进行控制，保证工程不会出现违约情况，良好的完成施工建设任务。本文首先介绍工程合同信息化管理内容，分析工程合同管理的作用，指出工程合同管理存在的风险，提出合同信息化管理规避风险的策略。
关键词：建筑企业；工程合同；信息化管理；风险控制
建筑工程合同对企业开展工程活动有巨大的影响，其为经济合同的一种形式。建筑工程合同主要根据工程建设目标，展示建筑工程各项内容。在发包商与承包商二者相互商定并确定各自权利与义务后，以文字的方式确定双方承担的责任，明确两者的风险，以协议的方式约束各方行为。合同管理员对建筑企业而言意义重大，建筑工程项目体量庞大，如果没有对当事人进行行为约束责任确认，一旦工程出现问题，无法保证当事人的切身利益。然而，建筑工程合同管理内容众多，如果仍然按照以往的方式推进工作，可能会因信息滞后或管理内容众多，导致很多问题不能及时发现，会损害合同当事人的利益。采用信息化管理可以随着项目的进行全程监控，对工程建设进行动态管理，由此实现工程建设目标。
一、建筑工程合同信息化管理的必要性
以往建筑企业在合同管理方面，没有使用信息技术，难以快速找到合同条款，不利于对项目的控制，可能出现工程施工与要求不符，或是拖延施工进度等风险。建筑企业在建筑工程合同管理方面，为提高工作效率，解决因合同信息量繁杂形成的问题，在合同管理中引入信息化技术，结合实际需求调整管理模式，建立合同管理分类模块，在合同管理时采用控制模块。可以确定工程实施阶段的费用、质量、进度、工程材料的使用情况。通过数据分析软件进行数据整理与分析，对工程进行动态管理，以计划目标作为基准，比较合同实施结果，并从施工中找到与合同要求不同的地方，由此可以调整合同实施计划，保证施工与要求一致。在合同变更管理模块，会在工程实施期间对合同变更进行控制。在工程实施期间，合同变更的情况出现较为频繁，会耗费较多人力，同时还会对工程进度形成一定的影响。当下可以使用信息技术自动生成变更清单，计算变更费用，快速给出变更后的合同，生成详细的变更数据表，计算变更净值，将原合同与变更后的合同进行比较，及时将变更总投资额呈现出来。
在建筑工程合同信息化管理时，通过信息技术、网络技术、大数据、云计算等技术，可以实现高效、动态管理，为合同管理工作提供有利条件。建筑工程企业在合同管理信息化的过程中，应该提高网络计算机技术的应用程度，同步开展硬件与软件的建设工作，为合同管理信息化系统良好运行提供基础保障。采用以点带面的方式开展合同信息化系统建设，打造满足合同管理需求的资源共享平台，由此可以提高建筑工程合同管理的应用水平，加强对工程现场的监管力度，确保企业通过项目获得较高经济效益。
二、建筑工程合同信息化内容
建筑工程项目体量庞大、工作周期较长，如果未进行合理的控制，可能出现变动，导致项目建设成果与规定要求不一致。为规避此种情况采用合同管理约束当事人的工作行为，考虑到合同管理内容众多，会对管理工作的实施形成不利影响。因此，建筑企业在当下引入信息技术，建立合同信息化管理系统，随着项目的运行进行全程管控，由此可以保证各环节工作均按照要求进行，规范施工单位的工作行为。
（一）工程合同信息化管理方案
为提高对工程合同管理工作的控制力度，需要将工作信息电子化输入网络平台并进行全程控制。合同信息均可以录入网络平台，在施工阶段对于中标通知书、招投标文件等与双方责任相关的文件，均可以一次性录入计算机，上传至网络平台，可以在施工环节确定后续工作，快速补充合同内容，修改合同信息，为工程管理提供基础。工程项目合同内容数据量庞大，使用信息技术一次性录入合同所有信息，使文字信息以电子数据的形式呈现。工作人员可以根据需求调整信息的展现形式，利于管理系统检索信息，通过网络系统共享信息，为管理人员进行合同管理提供便利条件。管理人员可以在网络平台，利用数据分析软件，提取合同信息、查看信息并分析合同数据。
以往评审合同需要各评审人员抽出时间到指定的会议室参与合同评审工作，但是在合同信息化管理过程中，可以通过网络平台在线上评审合同。评审人员在规定的时间登录互联网，进入系统便可以与其他评审人员进行合同条款的审核，可以及时提出对合同条款的修改意见。采用信息化管理方式管理合同，能够为各管理人员提供便利条件，且在封闭的网络空间可以降低外界人员对活动形成的影响。在整个活动中，合同评审均会留下痕迹，可以追究工作人员的责任，防止出现违规的行为。
工程项目体量庞大且施工周期较长，会增加管理工作的难度，围绕工程项目进行合同管理，会使其受到工程项目自身特征影响，致使合同管理也需要较长的周期。随着工程项目的推进，受到不稳定因素影响，导致之前签订的合同需要变更一定数量的条款，按照实际情况调整合同内容。如果选择以往合同管理方式，会在更改条款时，出现遗漏或是条款未及时变更的问题。采用合同信息化管理可以及时提取合同信息、更改信息，方便管理人员及时修改合同内容。使用信息化管理方式，可以提高合同管理工作的效率。管理人员可以通过系统快速检索条款内容，降低管理人员在合同条款查找与信息变动方面的工作量，使工作高效进行。
工程项目运行期间，可能会因为突发事故或是其他因素导致工程运行受阻。管理人员需要根据项目各时段运行情况控制风险，通过合同管理能够动态监督施工行为，结合已掌握的信息进行安全分析，从而可以通过分析结果，更好的指导工程施工。比如发现某环节存在施工隐患后，可以快速提醒该部门管理者，规范该环节工作，由此可以控制施工风险，规避安全事故。建筑企业在合同信息化管理中需要进行全程跟踪与控制，建立网络平台并在其上关注施工各环节工作，由此可以同步收集工作信息并进行动态监控与风险控制。企业应该根据风险控制需求，建立管理方案，结合类似项目在施工中出现的风险，设置解决方法。在合同管理动态监控的过程中，可以结合已掌握的信息进行针对性管理，由此可以在问题出现的第一时间进行控制，解决施工安全问题。
（二）工程合同信息化管理措施
建筑企业在工程合同信息化管理中，需要围绕合同管理需求进行全面、细致的控制，应该在合同管理系统中完善功能模块（图1为某合同管理系统的界面），按照合同管理需求改进合同管理流程，提高合同管理流程的合理性、系统性。建筑企业应该研究我国合同管理信息化进程，需要学习先进单位在合同管理信息化建设方面的成功经验，结合企业自身需求，完善合同管理内容。建筑企业应该建立符合自身特征与实际需求的合同、信息化管理流程，设置功能模块健全的合同管理系统。在合同管理系统构建方面，保证该系统具备安全、易用、可扩展、先进、高效、稳定等特征。
合同管理作为一种经济型合同，建立合同信息化体系，需要在保证企业基本特性不变的基础上进行动态控制。建筑工程合同对工程施工可靠、有序进行有极大的保障作用。建筑企业以文字的方式明确当事人工作内容与责任，可以保障当事人的经济利益，是工程企业在项目活动中极为重要的一种经济合同。在合同管理时，采用信息技术建立信息化管理系统，由此可以将纸质内容电子化录入并进行合理的控制，为管理人员进行工程项目管理提供便利条件。工程合同信息化管理需要囊括会议起草、收付款凭据、审批项目、资金追踪等内容。相应工作均由网络管理系统跟进，采用软件进行数据采集、整理与分析。在建筑工程中对建筑工程合同进行信息化管理，将合同安排与工作内容编入计算机，进行电子化管理。当下通过电子数据录入，可以提高合同审查、分析、变更等工作的效率。以往由人工负责合同管理可能会引发众多问题，例如信息遗漏或缺项漏项。管理合同内容会耗费大量的人力，但是难以保证信息高效传输，还会拖慢工程项目开展进度。建筑企业选择信息技术与工程合同管理相互结合的工作模式，可以提高合同管理的整体水平，规避因信息处理不当带来的风险。当下应该加强信息技术，在合同管理中的引入力度，企业管理人员需要重视合同信息化管理体系，将项目财务收支、招投标书编写、统计报表、数据处理、文字报表整理等工作作为管理系统处理的工作。为相关工作设备模块，按照工作处置要求编写程序，借助管理系统提高此类工作的处理效率，还可以规避人员操作带来的风险。企业在合同信息化管理期间，需要根据合同管理的工作内容，建立功能健全的管理体系，同时还需要合理应用信息化技术，通过网络平台与信息技术高效的处理合同内容，便于管理人员把控工程进行情况。管理人员通过网络平台，可以比较合同变更信息、及时与合同要求不符的工作内容并进行处理，要求该环节管理人员及时处置该问题，保证工程项目可以按照预期设定的方向进行。通过合同信息化管理系统，对工程各项工作进行严格控制，规范施工行为，保障建筑企业的经济效益。
三、建筑工程合同管理风险分析
管理流程不健全、管理制度不完善、监管工作不到位，均为合同管理内部风险。在合同管理中受到相关因素的影响，难以保证合同签订、变更履行、解除转移等工作，可以按照要求顺利的进行。在相应环节均存在一定的影响，会对企业决策形成误导，使建筑企业在项目活动中承受一定的经济损失。其次，项目经费不足、恶性竞争、信誉低为影响合同管理的外部因素，可能会出现合同违约或欺诈行为，引发合同风险，对建筑企业开展项目会造成不利的影响。
四、建筑工程合同风险规避策略
建筑企业使用项目合同信息化的工作模式，应该加强对施工风险的控制力度，保证合同管理人员使用该系统监管项目。在系统设计时，还需要防范合同管理人员违规操作，影响项目进程。
（一）事前控制
为防止工程项目在运行期间出现问题进行合同管理，采用合同信息化管控方式，提高合同管理力度，管控合同管理的人员。建筑企业需要在合同管理期间落实合同管理人员队伍制度，由此可以细化各班的人员工作内容，便于工作任务的落实。企业需要将实体合同管理人员用户作为关注对象，同时锁定实体合同管理人员的IP地址，通过后台控制实体合同管理人员。由此可以掌握管理人员工作情况，在人员控制方面获得主动权，防止因企业随意更换合同管理人员，引发各类问题。
使用信息系统开展合同管理工作，可以最大程度规避人情关系干扰，由此保证合同签订审查严格按照要求进行，提高合同管理的有序性，还可以规避廉政隐患。应用合同信息化管理系统，确保各环节工作由专人负责。为防止管理阶段出现人员造假的问题，设计系统时，增设模拟人工笔录的模块，由此可以防止人员作假。采用合同信息化管理方式，通过人工笔规避过往合同管理不统一、不规范等“顽疾”。此外，在合同管理中明确关键点并进行系统把控，可以确定合同记录时间、审查意见、送审时间、合同修改意见等。通过管理系统可以在整个活动中留下流转痕迹，便于后期掌握项目运行情况并进行监察工作，防止人员在合同管理期间造假。
在合同管理阶段明确流转痕迹，可以确定各工作人员工作执行情况。系统会对审查人、合同承办人、签订人留下工作痕迹。签订人与审查人无法删除合同承办人录入的文本信息，只可以通过另行上传或提出意见等方式修改合同。
（二）事中控制
在合同管理阶段，为提高合同管理的实效性，需要建立科学的管控机制，保障审签分开、审办分开、管办分开。在合同管理期间，不同人员的权限不同，可以通过系统权限设置，未达权限的人员无法利用管理系统进行超出权限的任何操作。合同管理人员不能处理无权办理的业务，合同审查人员不负责合同签订，只负责合同的管理。以某建筑企业为例，建筑企业承办合同后，合同管理人员不能修改企业与建设单位签订的合同，只能负责合同条款的监管。
在合同管理期间必须加强对合同管理操作风险的控制力度，打造阳光操作机制。管理人员审查合同时，系统会自动鉴别管理人员是否具备审查资格，同时还会在系统逻辑控制程序下判断审查人意见，记录意见提出的时间。在审查人提出审查意见后，才可以将合同流转至下一位审查员，在合同流转时会进入各合同的意见。
在合同监管期间，系统根据合同管理需求构建系统后台，监督合同运行情况。管理人员每日均需要检查合同管理系统的运行情况，还需要确定合同在办理环节是否出现问题。在合同管理期间，如果发现工作出现问题，会及时向管理人员发出信号并进行审查与控制。
（三）事后控制
合同管理者使用合同管理系统，可以查看项目运行阶段各环节内容，比较合同履行状况，分析业务是否按照要求进行。合同管理者可以通过合同履行情况，调取数据与正常履行的合同进行比较。在该操作下合同管理人员可以快速找到合同在实施期间出现的问题，可以更好的分析问题诱发原因，给出问题处理建议，可以提高合同管理整体水平。在合同管理阶段，系统会设置自动监控功能，可以监督合同的履行情况，实现合同闭环管理。在合同履行出现问题后，可以及时采取动作，对管理人员进行项目控制，赢得时间。管理人员可以根据项目出现的问题进行控制，找到解决问题的方法。合同管理信息化系统对工程合同管理极为重要，合同管理人员应该定期查看合同管理系统的运行情况，及时更新系统、填补系统漏洞，确保系统可以正常运行，不会遭受外部攻击。随着合同管理系统的应用，还需要根据系统安全防护需求进行，进行软件升级、设备更换等工作。
结语：
信息技术与人们生活工作关联密切，建筑行业为高效开展工程项目施工，并保证项目可以按照预期设定要求如期完工，采用合同信息化管理的方式，监督工程项目，由此可以掌握工程项目在各环节的工作方式，锁定工程存在的问题并及时进行处理。在工程合同信息化管理方式下，可以约束合同当事人的行为，纠正项目施工存在的错误行为。借助合同信息化管理，确保项目各项工作合规进行，在规定时间内移交项目，为建筑企业带来较大的经济盈利。
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