企业印章是指企业刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章,它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。通常来说,企业需要拿着税务登记证副本,营业执照副本,法人身份证,先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章,一般需提供以上材料的原件及复印件。公司印章主要分为五种:
(一)公章,用于公司对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理事需要加盖。
(二)财务专用章,用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖,通常称为银行大印鉴。
(三)合同专用章,顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。
(四)法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴。
(五)发票专用章,在公司开具发票时需要加盖。
此外,刻制公司印章是有特别的要求。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》对公司印章的管理提出了具体的要求:(一) 圆形;(二)直径不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行;(三)所刊名称,应为法定名称。如名称字数过多不易刻制,可以采用规范化简称;(四)印章所刊汉字,应当使用国务院公布的简化字,字体为宋体;(五)其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制;(六)应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
很多公司由于没有规范的公章管理系统,印章很容易被盗、抢或丢而产生纠纷。如果确属印章被盗(抢),可以采取以下方式:
公章在公安机关有备案,因此,第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明。其次就是持报案证明原件及复印件;工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明,声明公章作废。报纸会在第二天刊登。在哪个报纸登报声明可询问当地工商局,每个地方规定不同。然后应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备案:《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件。最后,办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了,新刻的印章需要与之前丢失的印章有不同,些许不同也可以。同时持以上办理的材料到印章店刻一个新的印章了。
公司经营过程中在印章方面会遇到很多风险,例如:他人使用假冒的印章。他人使用扫描打印出来的印章等等。
这些是很多公司面临的风险,公司企业应该提高警惕,在交易时做好审查工作。企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。此外,企业要制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。